今さら聞けない☆マイナンバーの基本≪１２≫安全管理措置③

どれだけ立派なセキュリティ体制を構築していても、それを管理運用する人にミスがあれば、全く意味がありません。
だからこそ、人的安全管理措置が重要となるのです。
また、人的安全管理措置は必要なコストが他の措置に比べて低めでありながら、その効果がもっとも大きなものです。
その上、実際に人が関わる分、効果や結果が目に見えやすく、評価や見直しが容易なものでもあります。

企業は従業員の教育・監督をしなくてはなりません。従業員に定期的な研修を行うほか、秘密保持に関する事項を就業規則などに盛り込むなどして、運用ルールを徹底する必要があります。

【手法の例示】

＊ 特定個人情報等の取扱いに関する留意事項等について、従業者に定期的な研修等を行う。

＊ 特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則等に盛り込むことが考えられる。

ガイドラインではマイナンバーの取得や提供要求については厳格な取り決めがありますが、マイナンバーを取扱う業務（源泉徴収票作成の事務、社会保険関係の書類を提出する事務、など）を外部に委託することについては禁止されていません。

すなわち、マイナンバーを扱う業務を外部の税理士事務所、社会保険労務士事務所、ITベンダーなどに委託することは可能です。

マイナンバーの管理を第三者に委託したとしても、事業者には委託先を監督する責任があります。

具体的には、本来自分たちに課されているはずの4種類の安全管理措置がしっかりと講じられているかどうかを監督する義務です。

そのため、リソースや技術的問題から外部に委託をする場合であっても、事業者の担当者はきちんとマイナンバーの管理についての知識を頭に入れておかなければならないというわけです。

委託先の設備や業務・教育体制、経営環境などを事前にチェックし、信頼できるかどうかを確認しましょう。

プライバシーマークやISMSといった認証を受けていることも、一つの判断材料となるでしょう。

適切な委託先選定のポイント

これらは一概に言えませんが委託するシステム会社、社労士事務所（法人）、税理士事務所（法人）が下記のようなものを保持しているか等をチェックすることが1つの手段といえます。

① Ｐマーク

②個人情報保護規定

③ 安全管理規定

④ マネジメントシステム運用手順書

⑤ 個人情報一覧

⑥ リスク分析表