【紙で？クラウドで？どの保管方法がいいの？】マイナンバーの保管方法比較

会社の従業員から収集したマイナンバーを、保管する場合は、従業員本人のマイナンバーに限らず、その家族のマイナンバーも取り扱うわけですから、特に厳重な保管が必要になります。

もし、紙などにマイナンバーを記録し、保管する場合であれば施錠された金庫や書庫、特定の人しか解錠できないような保管庫などに保管する必要があります。

また、収集したマイナンバーはいつまでも保管しておいていいわけではなく、必要がなくなった時点で廃棄する必要があるため、マイナンバーを利用する事務処理の種類ごとにファイルを作成して保管するようにしておけば、廃棄処分もスムーズに行うことが可能になりますし、クラウド上に保管しておけば、保管庫代などよりも安く、また安全に取り扱うことができます。このように、マイナンバーは業務によって保管方法を工夫することが必要とされます。

スマートフォンやタブレットの普及によって、よく耳にするようになった「クラウド」という言葉。

「クラウド」とは「cloud＝雲」の意味で、データをパソコンやサーバーではなく、インターネット上に保存する使い方、またソフトウェアなどをインターネット経由でサーバーに処理してもらうサービスのことを言う。インターネット環境さえあれば、必要なときに必要なだけ利用できるという考え方である。

クラウドに預けるほうがセキュリティー性も高く、安全で効率的な運用・管理ができるという意見がある一方で、「セキュリティーが怖くて預けられない」という否定的な意見もある。

マイナンバーもまた、クラウドに預けるという動きが加速している。自社でマイナンバーを保管するには漏えいのリスクが高く、厳しい安全管理措置に対応しなければならないからだ。

ラウド事業者に「おたくは安全か」と聞いたところで、「はい安全です」という答えしか返ってこないのは明らか。「セキュリティーはきちんとやってくれるだろう」と信頼しきっていては、痛い目にあいかねないのだ。

クラウドを使うのであれば、クラウド事業者のバックアップ体制はどうなっているのか、保障はどうなっているのか…自分の目で見て確かめるしかない。契約しようとしている事業者の約款も含めてチェックし、しっかりと調査する必要がある。

低コストで手軽に管理
無料から始めて、月額980円でマイナンバーをクラウド上で管理。高価なシステム導入や、安全対策に手間をかける必要はありません

クラウド上で完結
マイナンバーの収集から保管、利用、破棄までがクラウド上で完結。物理的なリスクも大きく軽減できます。（※保管したマイナンバーのCSV出力機能もリリース予定です）

万全のセキュリティ
金融機関並みの通信・暗号化でセキュリティ体制は万全。安全管理措置に則って、大切な情報をしっかり守ります

届出書を従業員に配布し、従業員が記入し本人確認書類と一緒に提出し、それを会社が保管袋に入れバインダーで管理するだけ！

ステップ１ 会社から従業員へ配布する
会社の担当者が「個人番号台帳兼届出書」を「個人番号取得用封筒」に入れるなどして、従業員に配布します。

ステップ２ 従業員から会社へ提出する
受け取った従業員は、封筒から個人番号台帳兼届出書を取り出し、裏面の利用目的を確認し、届出書の各項目に記入します。さらに裏面の本人確認書類チェックリストを参照し、必要な本人確認書類を準備、コピー等し、封筒に入れ会社に提出します。

ステップ３ 会社が保管・管理する
担当者は、従業員から受け取った「個人番号台帳兼届出書」の記載内容の確認と「本人確認書類等」の確認を行った後、「個人番号台帳保管パック」に従業員ごとに封入し、専用バインダーに綴じ、鍵のかかる書棚等で安全に保管・管理します。