従業員のマイナンバー。必要時期と取扱う際の注意すべき点とは？

住民票を有する全ての者に1人1つの番号を付し、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるもの

マイナンバーは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平かつ公正な社会を実現する社会基盤であり、期待される効果としては、大きく３つあげられます。

　 １つめは、所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行えるようになります。（公平・公正な社会の実現）

　 ２つめは、添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。（国民の利便性の向上）

　 ３つめは、行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されるようになります。（行政の効率化）

マイナンバーは、一生使うものです。番号が漏えいし、不正に使われるおそれがある場合を除き、一生変更されませんので、大切にしてください。

■マイナンバー制度は、社会保障や税の手続で全従業員に関係する制度です
平成２８年１月以降、税や社会保障の手続のために、それぞれの帳票等の提出時期までに、パートやアルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類に番号を記載することになります。

現時点で想定されるマイナンバーが必要となる業務については、
■従業員の給与・福利厚生
源泉徴収票の作成
厚生年金保険被保険者資格取得届の作成
健康保険被保険者資格取得届の作成
雇用保険被保険者資格取得届の作成

■社会保険関係手続き
年金事務所、健康保険組合、ハローワークへの被保険者資格取得の届出

■税務署への提出
税務署、市町村への源泉徴収票の提出、報酬等に係る支払い調書の提出
などが上げられます。

6つの導入チェックリスト

1　マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。

2　マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

3　マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。

4　ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。

5　退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。

6　従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。