【企業とマイナンバー】監査計画書

マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。

事業者は、個人番号の利用目的をできる限り特定しなければならない（個人情報保護法第15条第１項）が、その特定の程度としては、本人が、自らの個人番号がどのような目的で利用されるのかを一般的かつ合理的に予想できる程度に具体的に特定する必要がある。
＊個人番号関係事務の場合、「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生年金保険届出事務」のように特定することが考えられる。

安全管理措置を講ずるための組織体制を整備する。

≪手法の例示≫
＊組織体制として整備する項目は、次に掲げるものが挙げられる。
・事務における責任者の設置及び責任の明確化
・事務取扱担当者の明確化及びその役割の明確化
・事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲の明確化
・事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制
・情報漏えい等事案の発生又は兆候を把握した場合の従業者から責任者等への報告連絡体制
・特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化

実際に従業員のマイナンバーを使う機会は、中途退職者でなければ、2017年1月末までに提出する源泉徴収票への記載が初めて、という場合も多いことでそう。
実務的には、そのときまでに従業員からマイナンバーを取得しておけばよいのですが、紛失の危険を考えれば、通知カードが送られてきてから、なるべく早く、会社におけるマイナンバー取得を行っておいたほうがよいでしょう。

継続的な監査や自己点検を実施できるように、監査の手順や監査項目についてまとめた監査計画書、監査チェックリスト等を整備します。また、監査の結果や是正・ 改善状況を適切に把握するための、監査報告書や是正・ 改善事項報告書の様式を整備します。