ネット上の多種多様なサイトに見る＜マイナンバー対策＞それぞれの対策法。

企業の方は、この制度が開始される前に、事前準備をしなければなりませんね。いざ開始してから混乱しないように以下の事を理解しておきましょう。

・１）社員の大切な個人情報ですから、マイナンバーを扱う上で、社内のルール（基本方針や取り扱いなど）をつくりましょう。

・２）社内の各課でマイナンバーを受け入れる為に「給与」「会計」「人事」など、関連性の高い部署は、事前にマイナンバーに対応した開発や改修を行う必要があります。

・３）マイナンバーを取り扱う上でセキュリティー強化は必須です。安全管理上、取扱責任者は、情報漏洩防止策の検討や、組織づくりや、社内の情報アクセスを見直し制御するように管理体制を整えましょう。

・４）マイナンバーを取り扱う部署として有力な経理部門においては、取り扱いについて従業員の教育を行う必要があります。制度の認知や、情報管理の面でも、マイナンバー取り扱い研修などを行い徹底的に安全管理につとめましょう。

「社会保障・税番号制度」通称マイナンバーについては、企業として情報漏洩の心配や、通常業務を圧迫しかねない受け入れまでの社内のルールづくりなど不安は山ほどあります。
また、マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。

そんな場合に、マイナンバー管理サービスを使うと、経営者や税理士の方は、顧客や従業員とマイナンバーのやりとりをしたり、自社内で保管したりする手間を省くことができます。

これだけ影響範囲が広大な、極めて重大な制度ながら、マイナンバー制度に対する準備や対策はおろか、認知や理解でさえまだ不十分なのが現状だ。

企業も「何もしない」では済まない制度のため、残された時間を考えると、実はもう“待ったなし”の状況にある。

マイナンバー対応のために、IT部門にはどのような役割が求められているのか

主に行うべきは、システム改修や導入と、それに付随するマニュアルや取り扱いポリシーの策定となる。加えて、限られた期限までの完了に向け、業務部門（まずはマイナンバーに関連する業務担う経理、人事などの総務部門）からの“知恵袋”となる役割も担うべきと考える。

　マイナンバー対応では、マイナンバーを扱う企業内のあらゆるシステム（人事給与や税・会計など）の改修と、マイナンバーを取得し、管理し、適切に利用するためのシステムの整備をIT部門は責任を負うことになる。

私が在籍するサッポログループマネジメント（SGM）はこれらグループ企業を支える機能分担会社として、グループの人事総務、経理、IT統括などの役割を担っています。2014年には統合人事給与システムの導入を始め、グループ各社の給与や福利厚生といった人事労務関係業務の集約を図っています。

　つまり、マイナンバー制度に関わる役割をSGMがすべて抱えているわけです。そうしたことから、導入プロジェクトの実行主体となりました。

プロジェクトでは対応すべき事項を大きく3つに分類しました。まず、個人番号の収集。次に、集めた個人番号は特定個人情報に相当しますから、厳格に保管・管理すること。そして法定調書に記載し、関係機関に提出する際の番号利用です。

　これらの対応は決して生やさしいことではありません。きちんと管理できなかった場合、企業経営へのインパクトとリスクは非常に大きなものとなるからです。にもかかわらず、施行までの期間が短い上に、多大な労力を必要とします。グループ各社の状況に応じた対応も必要です。

Ｑ：従業員が数十人程度の小さな企業も対象になるのか？

Ａ:マイナンバー制度は企業規模を問わず、従業員に給与を支払っている全ての企業が対象となる。この点は日本版SOX法（内部統制報告制度）、個人情報保護法、省エネ法といった一定以上の条件を満たず企業のみが対象となる従来の法制度とは大きく異なる。

Ｑ:企業は従業員からマイナンバーを申告してもらうだけでよいのか？

Ａ:企業は従業員から申告されたマイナンバーをそのまま受領すればよいわけではない。マイナンバーは個人の所得を把握し、社会保障などの様々な行政サービスを提供する際に用いられる重要な情報だ。そのため間違いなく本人の番号であることを担保する必要がある。

企業は、従業員に代わって、例えば健康保険や厚生年金の手続き等の「社会保障」関連、
年末調整や住民税の納付などの「税」関連の手続きを行います。
企業は「社会保障」「税」関連においての
①業務の洗い出し、
②帳票や、出力しているシステムの把握
③マイナンバーの取り扱いに関するルールの設定
④実際に帳票を出力しているシステムの改変
⑤運用のテスト
を、今後1年の間にやっておかなくてはなりません。

企業（給与支払い者）は2015年10月から番号利用開始までの間で、 税務・社会保障手続きなど利用目的を明確化し、通知した上で 従業員とその扶養家族、（金融機関の場合は顧客も）より 個人のマイナンバーを入手しなければなりません。

番号利用開始時期は、法定調書などを行政機関などに書類を提出する時なので、番号カードが届くよりも前となることもあります。

必ずしも平成28年1月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はないともいえるのですが、民間企業はマイナンバーを本人の申告以外に取得する方法がないため、事前にフォーマットやルール等を決めておき、マイナンバーを各人から申告して貰うための期間を設けることをお勧めします。