事業主の責任者はマイナンバー制度について十分な知識を得ておかなければなりません。社員から入手したマイナンバー取り扱いや保管、情報漏えいに対応する方法などです。ここでは主に保管について調べてみました。
マイナンバー制度、中小企業に必要な基本
それはマイナンバーを管理する責任者を決めるべきだと思います。担当者は社長さんでも良いのですが、専任するとなると時間的に対応できないかもしれません。
責任者を決めたら、社外の講習会などに参加させて個人番号制度の勉強をさせるべきでしょう。そして、社内でも責任者をリーダーとして社長が先頭を切って勉強会を行い、社員の理解を深めるようにします。
企業で影響をうける業務は？
「給与・報酬の支払い」や「個人情報管理」マイナンバー制度は、社会保障と税の分野を軸に導入されますが、企業では主に「給与・報酬の支払い」や「個人情報管理」の面において、業務上の影響が大きいとされます。
ウイルス感染の予防、マイナンバーデータへのアクセス制限やログ取得等を行うと共に、データを取り扱う経理、総務関係への情報リテラシー教育も重要です。
マイナンバーと本人確認資料の2つを集める企業は税や社会保障関係の事務を行うために、従業員等からマイナンバーの提供を受けることになります。
その際には、必ず本人確認をしなければなりません。一般的に言われる「成りすまし」を防ぐためにも、厳格な本人確認をする必要があります。
この本人確認というのは、以下の2つのことを確認することになります。
正しい番号であることの確認・・・預かったマイナンバーが正しいマイナンバーであるかどうか
正しい番号の持ち主であることの確認・・・預かることになった従業員が本人であるかどうかの身元確認以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。
いよいよマイナンバー制度が始まります
収集・保管の制限番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、他人のマイナンバーを収集または保管することはできません。一般的な企業においては、「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、従業員等のマイナンバーを収集・保管することができます。
特に留意すべき点は、マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。
民間事業者に関することは6ページからで、社員から取得した番号の保管や廃棄について書かれています。
社内においての事務的な対応
マイナンバーの保管マイナンバーは税金関係の処理や社会保障の手続きに利用されます。ですから、企業はすべての従業員およびその扶養家族のマイナンバーを取得して管理する必要があります。
しかしマイナンバーは、きわめて機密性の高い個人情報です。そのため、マイナンバーの保管には厳密な制限が設けられています。
マイナンバーを印刷した場合、保管には特に注意が必要です。他の書類とまとめて保管した場合、万一紛失の可能性はありませんか？鍵付の保管庫に入れるのはもちろんのこと、マイナンバーを記載した書類は保管場所を分けることをおすすめします。 出し入れの多い書庫などに一緒に入れるとそれだけ開閉の機会も増え、紛失のリスクが高まります。保管場所を分けておけば、鍵を人事担当者など責任者の一元管理することが可能です。
とはいえ、新しい保管庫を用意するコストも気になるところです。
情報漏えいからオフィスの安心を守る。
顧客情報、商品情報、仕入れ価格、契約書、取引先の情報、個人データなどオフィスは情報の宝庫です。
また2015年10月より番号通知が開始される「マイナンバー制度」では、より厳密な情報管理が要求されます。
内田洋行は、「持出管理」と「入退室管理」をテーマに、オフィスの安心安全を実現する商品・サービスをご用意しております。
大まかに考えて、企業の対応としてはマイナンバーの取得、保管、それに廃棄ということです。
保管に関しては事務所の物理的なセキュリティを考えてください。まず、マイナンバーが記載された書類を保管するキャビネットが必要です。当然、通常は鍵をかけて関係のない社員が勝手に見るようなことができないようにします。
さらに厳重に管理するためには、金庫に保管するということが考えられます。マイナンバー専用金庫というのも中小企業にとってはおおげさなことかもしれないので、他の会社の重要書類と一緒に金庫に保管するという方法もあります。
しかし、前向きにとらえれば、企業体制の改革に利用するということも考えられます。
以下に、日本法令のリンクを紹介します。