中小企業向けクラウド型マイナンバー収集サービスを利用する価値はあります！

特定個人情報の管理そのものは専門家に委託することが認められています。マイナンバーの収集から保管までを他社に委託すれば、自社にマイナンバーを含む特定個人情報を保管するリスクそのものが無くなります。必要な時に事務担当者が都度、保管先からマイナンバーを取り出せばいいのです。

いわゆる「マイナンバー保管サービス」は、多くの企業が「クラウド」を活用した比較的安価なソリューションとして提供しているものです。

個人事業主に求められる安全管理措置は以下の4点になります。クラウドサービスの活用で、自社で構築するコストや手間大きく削減するだけでなく、自社で対応が難しいセキュアな環境を利用することができます。

・人的安全管理措置
・組織的安全管理措置
・物理的安全管理措置
・技術的安全管理措置

マイナンバーは重要な個人情報であるため、全ての企業に厳格な安全管理措置対策が求められます。
万が一マイナンバー漏洩の問題を起こした場合は、個人に二次被害が発生する可能性や以下のようなデメリットが想定されます。

・罰則｜「4年以下の懲役」または「200万円以下の罰金」またはその両方が科されます。

・企業イメージへの悪影響｜取引先からの信用を失い、場合によっては取引停止のリスクもあります。

・原因究明と再発防止策の対応｜原因究明と再発防止のため、多大なコストと対応工数が発生します。

・損害賠償の可能性｜漏えいの被害者や二次被害者から損害賠償を請求される可能性があります。

いずれにせよ何らかのコストが発生してしまうことには変わりがありませんが、マイナンバー対応をネガティブにとらえるのではなくITの見直しによる業務改善のチャンスと考えて、業務基盤を整備することによるコスト削減・セキュリティリスクの回避や担当者の負荷軽減という点からも、「クラウド」の活用はぜひ検討したいものです。

万が一の不正アクセス対策も万全です。登録されたマイナンバーは解読できないように暗号化してデータベースに格納されます。暗号方式には欧米の政府系機関に採用され、総務省・経済産業省が所管する「電子政府推奨暗号リスト」にも選定された方式を採用しています。

またCSV出力の際には、一定時間内に複数名の承認・立会いを必要とすることで、システム管理者権限を持った従業員による不正な持ち出しも防止できます。

退職者であっても、賃金台帳や扶養控除等（異動）申告書などの人事労務関連帳票は法定保存期間中ずっと保管しておかなければなりません。しかし、保存期限が到来し、付随するマイナンバーが不要となった際には、できるだけ速やかに廃棄することが求められます。

「Priv.BOX」ではデータの保存期限を設定できますので、担当者や担当部署に期限到来を自動で通知したり、期日に自動で削除したりすることが可能です。

クラウド専業で会計・給与計算ソフトを提供する企業はこれを絶好の商機と見て、マイナンバー関連サービスを相次いで投入している。

中小企業がクラウド以外の手段でマイナンバーを収集・管理するのは困難だというのがfreeeの考えだ。Excel形式などでPCに保管すればウイルス感染による情報流出や、内部関係者がのぞき見るリスクにさらされる。紙の帳簿を金庫などに保管することも可能だが、数十人以上の従業員を抱えたり、従業員の入社や退社による入れ替わりが激しかったりする場合は、紙による管理は現実的ではない。

1. スムーズな収集
マイナンバーの収集には、利用目的の明示や本人確認など、様々な要件があります。freeeなら、従業員や取引先にリクエストメールを送信し、情報入力してもらうだけ。PC/スマホから通知カード等のアップロードもできるので、簡単にマイナンバーを集めることができます

2. 安全な保管
収集したマイナンバーは、金融機関と同レベルの通信で暗号化。ファイアウォールで隔離し、万全のセキュリティで保管します。クラウド上で管理を完結させることで、法律で定められた「物理的管理措置」のコストを軽減することができます

3. 確実な利用
保管したマイナンバーは、管理者だけが閲覧できます。またfreeeの会計ソフトや給与計算ソフトと連動して、源泉徴収票などの必要書類に自動反映。利用まで全てがクラウド上で完結するので、マイナンバーのダウンロードや転記も不要です