マイナンバー制度、準備もそうだけど導入後は何するの？

平成28年1月以降、従業員の社会保険の手続き・源泉徴収・税金の納付・証券会社や保険会社等の金融機関での手続きなどを行う場合に、従業員や扶養親族などのマイナンバーを収集することとなります。

また、外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払い、報酬から税金の源泉徴収を行う場合は、外部の方からもマイナンバーの収集が必要です。

なお、法律で限定的に明記された目的以外で、特定個人情報を収集してはなりません。

マイナンバーを収集するときは、なりすまし等を防止するため厳格な本人確認を行います。

入社時に、扶養控除申告書などのマイナンバーが記載された書類を収集します。
取得の際には、利用目的はきちんと通知又は公表して下さい。又、本人確認も厳格に行って下さい。
その際に、提出先を示す必要はありません。利用目的を示せば、提出先も明らかになっていると理解されているからです。
例えば、源泉徴収票でしたら、税務署に提出と理解されます。

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄して下さい。

従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合は、法令で定められた義務であることを告知し、提供を求めることになりますが、それでも提供を拒否された場合は、書類の提出先の機関の指示に従うことになります。

会社の従業員から収集したマイナンバーを、保管する場合は、従業員本人のマイナンバーに限らず、その家族のマイナンバーも取り扱うわけですから、特に厳重な保管が必要になります。

もし、紙などにマイナンバーを記録し、保管する場合であれば施錠された金庫や書庫、特定の人しか解錠できないような保管庫などに保管する必要があります。

また、収集したマイナンバーはいつまでも保管しておいていいわけではなく、必要がなくなった時点で廃棄する必要があるため、マイナンバーを利用する事務処理の種類ごとにファイルを作成して保管するようにしておけば、廃棄処分もスムーズに行うことが可能になりますし、クラウド上に保管しておけば、保管庫代などよりも安く、また安全に取り扱うことができます。

このように、マイナンバーは業務によって保管方法を工夫することが必要とされます。

マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。

例えば、扶養控除等申告書の法定保存期間は7年ですが、この法定保存期間の7年を経過した場合には、マイナンバーを復元できない手段でできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
あるいは、マイナンバー部分を復元できないようにマスキングまたは削除した上で、当該書類の保管を続けるという方法もあります。