マイナンバー制度が始まりましたが、個人においても企業においても戸惑うことが多いようです。政府としても試行錯誤しながら運用する気なのではないでしょうか。主に中小企業においての個人番号取り扱いについて調べました。
個人番号制度と企業の対応
国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。
マイナンバーの保管（廃棄）にも制限があります
特定個人情報の保管制限法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはなりません。
特定個人情報の廃棄
法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
マイナンバーの事務処理は委託することができます
社会保障及び税に関する⼿続書類の作成事務の全部⼜は⼀部の委託をする者は、委託先において、法律に基づき委託者⾃らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を⾏わなければなりません。
マイナンバー制度と委託先の管理 | マイナンバー対策準備室
企業がとるべき対策前述で紹介したように厳しい罰則が課せられたマイナンバーの運用ですが、そのため、企業でマイナンバーを運用するためには厳重な管理が必要です。源泉徴収票や健康保険などさまざまな書類にマイナンバーの記載が義務付けられる以上、従業員を雇用した場合はマイナンバーを取得せざるえません。また、そういったマイナンバーが従業員の退職などによって不要になった場合、7年間厳重に保管をし、その後復元不可能な方法で破棄せねばならないと定められています。そういったことに対応していくためにも、マイナンバーに関連するであろう現行業務の見直しや規定の見直し、新規業務の設定などを考えていく必要があります。すでにマイナンバー制度運用まで一年を切った状態ですので、各企業は早急にこういった従業員のマイナンバーに関する対応を求められています。
そのため、専門知識を持つ税理士などに委託することが多くなると思います。
しかし、外部に委託したとしても丸投げするわけにはいきません。法令により、委託先の監督責任が委託した企業側にあるからです。
委託するときのポイントとしては、
１、委託先が適切かどうか、その選定をする
２、安全管理措置に関する委託契約を結ぶ
３、委託先における個人情報の取り扱いのセキュリティを確認しておく
上の3つが重要なチェック点となります。
下に、企業がチェックすべきポイントのリンクを紹介します。
マイナンバー制度、注意、その他参考
マイナンバー制度に便乗した不正な勧誘や個人情報の取得にご注意ください！内閣府のコールセンターや地方公共団体、消費生活センターなどに、マイナンバー制度に便乗した不正な勧誘や個人情報の取得を行おうとする電話、メール、手紙、訪問等に関する情報が寄せられています。
注意していただきたい事項、困った場合の相談窓口、これまでに寄せられている相談事例をお知らせします。
マイナンバー制度をかたった不審な電話、メール、手紙、訪問等には十分注意し、内容に応じて、相談窓口をご利用ください。
そして、それぞれが違った運用方法を採用しています。
例えば、スウェーデンは住民登録番号を使っています。
また、アメリカは社会保障番号、ドイツは納税者番号を使用しています。
住民登録番号とは住民登録として交付する番号で、出生届を出して登録すると同時に番号が付けられます。
基本的に番号は生涯変わりません。
社会保障番号は社会保障の徴収や給付を目的とした番号制度です。
納税者番号とは、税務管理を目的として交付する番号です。
その組織が政府の依頼を受けて、制度を運用していきます。
個人番号制度に関して、政府の窓口といった感じでしょうか。
いろいろと問題が残っているマイナンバー制度ですが、
将来的に考えれば税制の公平化や社会制度の事務的効率化などのメリットが多いです。
事業者としても積極的に対応しなければならない状況になっているようです。