マイナンバー制度が始まり税と社会保障に関する提出書類に従業員のマイナンバーを記載する必要がありますが、企業の事務負担増への配慮から税の分野でいくつかの書類が記載不要に変更されています。企業の負担軽減の流れは雇用保険関連にもきているようです。雇用保険関連のマイナンバー手続きが変更されたためチェックしておきましょう。
昨年10月より行われてきた税分野での負担軽減措置
源泉徴収に関する変更
平成 27 年 10 月2日に所得税法施行規則等の改正が行われ、行政手 続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以 下「番号法」といいます。)施行後の平成 28 年1月以降も、給与などの 支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへの個人番号の記載は行わな いこととされました(個人番号が記載不要となる税務関係書類は、以下 のものです。)。
なお、税務署に提出する源泉徴収票などには個人番号の記載が必要で すので御注意ください。
扶養控除等申告書に関する変更
平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等の個人番号を記載する必要がありますので、その記載内容が前年以前と異動がない場合であっても、原則、その記載を省略することはできません。しかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載をしなくても差し支えありません。
なお、給与支払者において保有している個人番号と個人番号の記載が省略された者に係る個人番号については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。
雇用保険においても企業の負担軽減措置！
以前の雇用保険に関するマイナンバー手続き
1 事業主が個人番号関係事務実施者として提出するもの(事業主において本人確認を行うもの)
a 雇用保険被保険者資格取得届 b 雇用保険被保険者資格喪失届
2 事業主が従業員の代理人(※)として提出するもの(ハローワークにおいて本人確認を行うもの)
c 高年齢雇用継続給付受給資格確認票・(初回)高年齢雇用継続給付支給申請書
d 育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付金支給申請書
e 介護休業給付金支給申請書
(※)事業主が提出することについて労使間で協定を締結した場合は、事業主は従業員の代理人として提出することができますが、
その際は、ハローワークが1代理権の確認(協定書の写し等の提示)、2代理人の身元確認(提出した従業員の社員証等の提示)、 3番号確認(個人番号カードの写しなど)を行います(詳細は厚生労働省ホームページ「マイナンバー制度(雇用保険関係)」の 「よくある質問(Q&A)」を参照してください)。
1月15日より変更！代理権の確認などが不要になる！
雇用保険関連でそのほかに2016年1月からマイナンバーの記載が必要な書類には、以下のようなものがあります。高年齢雇用継続給付資格確認票・(初回)高年齢雇用継続給付支給申請書
育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付支給申請書
介護休業給付金支給申請書
これらの書類は、原則として支給を受ける被保険者が提出することとされていますが、手続きの効率化の観点から企業が代行して提出することができるとされており、実態として企業による提出が多い書類でもあります。マイナンバー制度のもとでは、企業が代行して提出するということは、代理人として提出することになり、そのため、提出に際しハローワークで(1)代理権、(2)代理人の身元、(3)本人の個人番号の確認をすることとされていました。「本人の個人番号」の確認には当該従業員のマイナンバーカードまたは通知カードのコピーを窓口で提示する必要があり、これらのコピーを持ち運ばなければならないことから、企業としてはマイナンバーの漏洩・紛失のリスクを負うことになります。
先に取り上げた雇用保険被保険者資格取得届・喪失届の提出に際しては、企業が個人番号関係事務実施者として従業員からマイナンバーを取得する際に本人確認を行っていることを前提に、当該従業員のマイナンバーカードまたは通知カードのコピーを窓口で提示することは不要とされています。これに対して、上記の雇用継続給付関連の申請では企業が代理人という立場になってしまうため、当該従業員のマイナンバーカードまたは通知カードのコピーを窓口で提示することが必要とされているわけです。この点について、1月15日に厚生労働省では、企業が代理人として申請する場合、窓口での申請者本人の番号確認が「事業主の負担が大きく、情報漏洩のリスクもある」として、「事業主が雇用継続給付の申請を行う場合、個人番号関係事務実施者となるよう雇用保険法施行規則の改正を検討しています」として「雇用保険法施行規則の一部を改正する省令(案)について」を公表しました。改正案の施行は1月下旬(予定)とされていますので、これからは雇用保険関連のマイナンバーが必要な書類については、すべて企業が従業員からマイナンバーを取得する際に本人確認を行っていることを前提に、窓口で従業員のマイナンバーカードまたは通知カードのコピーを窓口で提示することは不要となります。