会社は従業員のマイナンバーを収集して活用しなければなりませんが、運用にあたって様々な注意点がありますので、しっかりと守って従業員のマイナンバーを流出など守りましょう！
従業員のマイナンバーを取り扱う会社は、どのような点に注意して収集や保管に勤めたらいいのでしょうか？
具体的に気を付けるべき点についてまとめていきます。
具体的に気を付けるべき点についてまとめていきます。
10月に届く通知カードは大切に保管
通知カードは、住民票を持っている人、すべてに届きます。家族全員分の通知が届きますので、家族全員分、届いているのか。また、2015年10月5日時点の住民票に書かれた情報をもとにしていますが、氏名、性別、生年月日、住所という基本4情報が間違っていないのかも、確認する必要があります。そして大事なことは、この通知カードをなくさずに保管することです。家族全員分なくさず、きちんと保管してください
マイナンバーは原則一生変わらないものです。
なくさずにしっかりと保管するように従業員に通知しておいてください。
なくさずにしっかりと保管するように従業員に通知しておいてください。
個人番号取得時の「利用目的の明示」
番号法に特段の規定がない限り、個人番号を含む特定個人情報も個人情報の一部なので、原則として個人情報保護法が適用されます。したがって、個人番号を取得する際には、個人情報保護法第18条の規定に基づいて、対象者本人に利用目的を通知、又は公表することが必要となります。また、個人情報保護法第16条※2の規定に基づいて、ある特定の目的で取得した個人番号は、その目的でのみ利用可能であり、同じ民間企業内で行う事務であっても、その他の事務で利用することはできません。
例え本人の同意があってもマイナンバーを利用の目的の範囲外で使用することは禁止されています。
従業員本人が「いいよ～、使用しても！」と気軽に言っても絶対にやめてくださいね！
従業員本人が「いいよ～、使用しても！」と気軽に言っても絶対にやめてくださいね！
マイナンバーの取得
via pro.foto.ne.jp
従業員のマイナンバーはどのタイミングで取得すればいいのでしょうか？
取得には時間がかかってしまう恐れもあるので、余裕を持ったスケジュールで集めるようにするといいでしょう。
取得には時間がかかってしまう恐れもあるので、余裕を持ったスケジュールで集めるようにするといいでしょう。
社員であっても社外の人であっても、「〇月〇日までにマイナンバーを提出してください」と依頼することはできる。期限までに提出しない者がいても、社員であれば何度か催告することが可能であろう。これに対し社外の人だと、催告しづらい関係であったり、催告しても応答がなかったりして、結局、マイナンバーを取得しそびれてしまうこともあり得る。そこで、社外の人のマイナンバーを取得する場合は、相手が期限までにマイナンバーを提出しないことも想定し、余裕のあるスケジュールとする必要がある。
マイナンバーをどこにどのように保管するか
具体的な保管方法としては、マイナンバーが記載された書類、電子媒体（USBメモリー、CD、DVD、MO等）は、鍵のかかる引き出しや棚に保管しよう。マイナンバーが記録されていたり閲覧できたりするパソコンなどは、セキュリティワイヤーなどで固定して、容易に盗み出されないようにしよう。
あまり難しく考える必要はないようですね！
費用をかけたくない場合は、今あるセキュリティを強化して人的流出を防ぐだけでも立派な対策となります。
悪意があって流出させた社員がいた場合は、その従業員だけでなく会社も刑事罰の対象となりますので注意しましょう！
費用をかけたくない場合は、今あるセキュリティを強化して人的流出を防ぐだけでも立派な対策となります。
悪意があって流出させた社員がいた場合は、その従業員だけでなく会社も刑事罰の対象となりますので注意しましょう！
マイナンバーの保管・廃棄においての注意
via tanocolle.com
マイナンバーは必要が無くなった場合速やかには気をする必要があります。
マイナンバーを破棄する場合にも注意が必要です。
マイナンバーを破棄する場合にも注意が必要です。
•マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合だけ保管が認められます。
•必要がなくなったらマイナンバーを廃棄または削除することが必要です。復元できないような廃棄方法を検討し、準備して下さい。
•廃棄や削除を前提に、書類やデータのファイリングの仕方などを工夫して下さい。
お電話でのお問い合わせ
マイナンバーについて疑問点がありましたら、電話での問い合わせも受け付けてくれています。
総務省のHPに電話番号が記載されていますのでご確認ください。
総務省のHPに電話番号が記載されていますのでご確認ください。
マイナンバー総合フリーダイヤル
TEL 0120-95-0178 （無料）
•平日9時30分～22時00分
•土日祝9時30分～17時30分
•年末年始（12月29日～1月3日）を除く
※ 一部IP電話等で上記ダイヤルに繋がらない場合（有料）
・マイナンバー制度に関すること 050-3816-9405
・「通知カード」「個人番号カード」に関すること 050-3818-1250※ 英語、中国語、韓国語、スペイン語、ポルトガル語対応のフリーダイヤル
・マイナンバー制度に関すること 0120-0178-26
・「通知カード」「個人番号カード」に関すること 0120-0178-27