マイナンバーの対応方法　〜中小企業向け~

例えば、

源泉徴収票を作成してもらう時に勤務先へ
健康保険や雇用保険、年金などの手続き時に勤務先へ

大きく分けて、税務分野(税務署等に提出する各種調書・届出類)と社会保障分野(健康保険、雇用保険、年金等)の2分野の書類にマイナンバーの記載が必要となります。

＊ほとんどの書類がH28年1月以降、マイナンバーを記載する新書式での提出に切り替わっていきますので、新旧いずれの書類で準備するのか、自社の決算期や状況に応じて早めに税理士、社労士などの専門家に相談することをお勧めします。

従業員「等」には、役員やパート・アルバイトも含まれますのでご注意ください。

また、業態としてパート・アルバイトの多い業種(小売業、製造業、飲食業など)や、謝金の支払いの多い業種(出版関係など)は、たとえ中小企業であってもマイナンバーに係わる事務処理が膨大になる可能性があるので、早めにマイナンバーの収集を開始するように注意してください。

民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続きを行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりします。また証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金保険金等の税務処理を行っています。

平成28年1月以降(厚生年金、健康保険は平成29年1月以降)は、これらの手続きを行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。

また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。

Point 3: 本人確認の業務フロー整備
 本人から提供を受ける場合
①番号確認＋②身元（実在）確認
以下の1～3のいずれか
1. 個人番号カードの提示
2. 以下の全ての提示
– 通知カード
– 運転免許証 or パスポート 等
3. 以下の全ての提示
– 住民票の写し 等
– 運転免許証 or パスポート 等
 代理人から提供を受ける場合
①代理権の確認＋②代理人の身元（実在）確認＋③本人の番号確認
以下の全ての提示
– 委任状（法定代理人の場合は戸籍謄本等） 等
– 代理人の運転免許証 等
– 本人の個人番号カード、通知カード、住民票の写し 等

個人番号を収集する時期

 個人番号関係事務（＝支払調書等を行政機関等に提出する事
務）を行う必要が生じた時点で提供を受けるのが原則。
 ただし、将来必要になることが予想されるのであれば、事前に
提供を受けてもよい。

Point 2: 利用目的の特定
 特定個人情報には個人情報保護法が適用される
個人情報保護法15条1項により利用目的の特定が必要
 個人番号関係事務の場合、「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生年金保
険届出事務」のように特定することが考えられる。