年々、個人情報に対する重要性が高まる中でマイナンバーは最も重要な問題となっています。従業員に対しては日頃の業務を円滑に行ってもらうために大切なことを確認していきましょう。
取り扱いが重要なのがマイナンバー
via moomii.jp
「マイナンバー制度」という言葉をニュースや新聞で耳にされたことのある方は多いかと思います。国民一人一人に固有の番号を付与することによって、税と社会保障の一体化を図ろうとするものです。これによって各自の収入に応じた行政サービスを適切に提供することができます。最近問題となっている生活保護の不正受給なども、マイナンバー制度による解決が期待されています。 国民一人一人の収入を把握するため、給与を支払う立場の企業側においてもマイナンバー制度に対応する必要があります。現在でも企業は従業員の源泉徴収票を作成/提示する義務がありますが、今後はそこに従業員のマイナンバーを記載しなければなりません。つまり、従業員のマイナンバーを厳重に保管し、適切に管理する仕組みが求められるわけです。
企業に対して決められていることは?
企業としては、上記の社会保障関係・税関係の書類にマイナンバーを記載するために、従業員や取引先の方々からマイナンバーを取得する等の必要が生じます。そこで、マイナンバー法には、マイナンバーの「取得」「利用・提供」「保管・破棄」に関する規定が設けられています。
例えば、「取得」の際には、厳格な本人確認が必要となりますし、「利用・提供」の際には、目的外利用が禁止されています。
また、「保管・破棄」についても、マイナンバーが記載された書類は、必要がある場合にのみ保管できるとされています。不必要になった場合には、速やかに破棄することが求められています。
さらに、特定個人情報保護委員会が公表しているガイドライン上、マイナンバーの漏えい等を防ぐための「安全管理措置」を講じることが求められています。
従業員のマイナンバーを収集するときにはなんの為にというのが重要になってきます。
こういった小さなことを漏らさずに行い従業員の不安を取り除いていくことも必要です。
こういった小さなことを漏らさずに行い従業員の不安を取り除いていくことも必要です。
企業規模別に見てみると
via japan.zdnet.com
企業規模からみると、小規模な企業ほど「マイナンバー制度自体がわからない」「マイナンバー対応について何をすべきかわからない」といった回答が多くなっています。回答期間が3月から5月にかけてということですから、現在ではこの状況も改善していると思われます。ただ、内閣府が9月3日に公表した「マイナンバー制度に関する世論調査」 (調査時期:7月23日~8月2日)でも、マイナンバー制度の認知度では「内容まで知っていた」は43.5%にとどまっており、後者が国民向けの調査ということを考えても、全体の認知度がこの時点でも半分にも達していないことからすると、中小企業の対応の遅れはまだまだ続いていると考えられます。
従業員の人数が少ないほどマイナンバーに対する理解度は低いように思います。
それはすなわち経営者がわからないことは従業員もダイレクトに分からないということになり不安へと直結していくので注意しましょう。
それはすなわち経営者がわからないことは従業員もダイレクトに分からないということになり不安へと直結していくので注意しましょう。
政府が実際に実施したアンケートの内容は↑のリンクから確認できます。
質問内容と一緒に確認することでグラフと照らし合わせることで、より理解できると思います。
質問内容と一緒に確認することでグラフと照らし合わせることで、より理解できると思います。
必要な準備は?
まずは対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要です。
組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定してください。
マイナンバーの収集が必要な従業員だけではなく、取り扱い担当者などに対してもひと目でわかる予定を作成して、企業全体が取り組んでいけるようにしましょう。
あと、従業員が動きやすいように余裕を持って行動をできるようにしましょう。
あと、従業員が動きやすいように余裕を持って行動をできるようにしましょう。
ということはマイナンバーが漏洩していくと自分の給料なども第三者に分かってしまう危険があるために、従業員の中には不安に思う人もいるかもしれません。