企業向けのマイナンバー・スケジュールとは？

2016年1月からマイナンバーを用いた業務がスタートします。
法人や個人にはマイナンバーが与えられ、多くの手続きの際にマイナンバーを用いることになります。
2015年10月に、個人にはマイナンバーが記載された通知カードが送付されてきます。
企業はそれまでに以下の様なことを準備しておく必要があります。

・マイナンバー制度というものについての理解
・マイナンバーを用いた事務内容の明確化
・マイナンバーが取り入れられる事務に係るシステムの変革
・従業員への周知のためのアクティビティー
・マイナンバーを扱う事務職員、取引先への研修

しかし、これらのことを一気にすることは難しいですよね。
そこで準備にあたってはスケジュールを組んで段取りよく準備を進めていくことが大切なのです。

今後のスケジュール

2015年(平成27年)10月5日「番号法」施行、個人番号通知カード送付開始

番号法」は2015年(平成27年)10月5日施行されます。そして、この日から個人番号の通知カードの送付が始まります。住民票を有する個人宛に市区町村から個人番号の通知カードや個人番号カードの申請書などが簡易書留で送付されてきます。

住民票を有するすべての個人に対して簡易書留が送付されるわけですから、実際に送付が完了するのは11月にずれ込むことも考えられます。

例えば、引越したにもかかわらず、住民票を移してないようなケースでは、宛先の住所に本人がいないことになりますので、送付元の市区町村に送り返されることになり、実際に本人に届かないような事態も起こり得ます。従業員の個人番号を収集しなければならない事業者は、あらかじめ住民票の住所に住んでいるのか、そうでない場合は、10月までに住民票を移すように従業員に注意を促す必要があります。

マイナンバー制度開始に向けて、会社としていつまでに何の準備を進めていけばよいか、理想的なスケジュールは次のようになります。

１）社内体制の整備
８月までに取扱者や責任者を決め、規程類や管理体制の整備をし、個人番号管理のための具体的な業務フローを作成する

２）社内研修会の実施
８月から９月にかけて全社員向けの説明会と実務担当者向けの安全管理研修を実施

３）個人番号の取得
10月以降、社員やパート・アルバイト、取引先（支払調書の作成が必要な弁護士や税理士、社労士、不動産の貸主等）からマイナンバーを収集し、ルールに則って情報管理

・税金の申告で個人番号届出
・雇用保険で個人番号届出
・国民健康保険で個人番号届出

国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

まずは対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要です。組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定してください。