マイナンバー制度における民間企業に必要な4つの対応

マイナンバー法は正式には「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」として2013年5月31日に公布されました。
これに基づき、2015年10月から国民への12桁の個人番号（マイナンバー）の通知、2016年1月から個人番号の利用開始などの具体的な運用に向けて行政機関、自治体を中心に仕組み作りが進められています。
マイナンバー法の運用開始にあたっては、都道府県、市町村、各省庁などの自治体や行政機関だけでなく、規模の大小を問わず全ての民間企業においても、制度に向けた対応が必要であり、2016年1月までの間に、さまざまな準備をしておかなくてはなりません。

①業務の見直し
　従業員やその扶養家族に本人確認の上、マイナンバーを取得し、２０１６年１月以降は給与所得や社会保険に関する中告や届出に記載することが求められます。また、外部に講演や原稿執筆を依頼し、報酬を支払う際にも支払調書等への記載が必要となります。

あなたの会社で近いうちに、人事や経理といった社内システムの改修やクラウド導入を予定していないだろうか。そこに思わぬ落とし穴がある。そのシステムで、マイナンバーを利用できるようにしておく必要があるからだ。そうでなければ、設計のやり直しや再改修を迫られる恐れがある。

　2015年10月に、各自治体から住民票を持つ住民に番号が通知され、2016年1月から利用が始まる。どの企業でも、パートやアルバイトを含む従業員のマイナンバーを集める必要がある。源泉徴収や企業年金の手続きで、番号を記載しなければならないからだ。
　
表面化していないが、マイナンバーへの対応を考慮しないまま経営役員会でシステム更改の了承をとりつけてしまって、あとで見直しを迫られたという企業もあるようだ。パートやアルバイトといった雇用形態が多い流通や運輸、外食のほか、社外に講演料や原稿料など謝金を払うことが多い業種では、さらに詳細な準備が必要になる。システム対応だけでなく、なりすましを防ぐため本人確認の手順などを決める必要があるからだ。

　中には、マイナンバー関連の事務を外部に委託することを検討している企業もある。ただ、それにも課題はある。適切な管理や監督ができるかどうか、判断を迫られる。個人情報の漏洩リスクを考えて、海外企業に委託していいのかどうか悩んでいる企業もある。

マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」として扱われるため、情報の漏えい、紛失等の防止のための安全管理措置は強く求められます。マイナンバーを取扱う事務（個人番号関係事務または個人番号利用事務）の範囲や特定個人情報等の範囲、事務取扱い担当者を明確化する必要があります。

社内研修・教育の実施

特に総務・経理部門などマイナンバーを取扱う事務を行う従業員への周知徹底

従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。