【フリーダウンロード】利用目的の提示はしっかりと！何度も提示すると大変です。

マイナンバーの利用は、何に使うか明示したものにのみ使うことが許されています。源泉徴収や税金の納付、社会保険の手続きなどに番号を記載する必要がありますが、収集する会社側が「源泉徴収の為に集めます」と言ったら源泉徴収にしか使えません。

社会保険や税金の納付に使うためには、社会保険や税金の納付に使うときちんと明示してからじゃないと使えないんです。

番号法第２９条第３項により読み替えられた個人情報保護法第１６条が適用されるため、本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。

マイナンバーの提供を要求する場合、利用目的を本人に通知したうえで収集する必要があり、従業員だけでなく取引先へも明示する必要があります。廃棄の際は雇用契約の終了や取引終結によって個人番号の利用目的が果たされた段階で、適切に廃棄する必要があります。

マイナンバー取得するときに、本人に通知した利用目的以外に利用してはいけません。また、利用目的を後から追加することも禁止されています。

マイナンバーを利用するときは、利用目的を本人に通知、または公表しなければなりません。このとき、複数の利用目的をまとめて明らかにすることは可能ですが、利用目的を超えて利用することは認められず、利用目的を後から追加することもできません。
ただし、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更することは、本人への通知等を条件として認められます。

個人番号を含む特定個人情報の利用目的は、個人情報保護法の利用目的と区別せずに包括的に明示することも可能ですが、利用目的の範囲外まで含めないように気を付けなければなりません。

従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。

取得するときに複数の利用目的をまとめて明示・通知することは可能です。（例：源泉徴収のためとして取得した従業員のマイナンバーを健康保険の手続で利用することはできませんが、取得する際に源泉徴収や健康保険の手続きのためと、利用目的を明示して取得、利用することはできます。）

個人番号の利用目的の通知等は、どのような方法で行うことが適切ですか。
Ａ4－2－3－2　個人番号の利用目的の通知等の方法は、書類の提示のほか社内ＬＡＮにおける通知が挙げられますが、個人情報保護法第18条及び主務大臣のガイドライン等に従って、従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられます。（2015年9月回答）

当然、扶養親族に対して「個人番号の利用目的：国民保険第3号被保険者関係届への記載」などの利用目的通知を行う必要があります。
その際は、書面などで行うのが望ましいでしょう。

従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合は、法令で定められた義務であることを告知し、提供を求めることになりますが、それでも提供を拒否された場合は、書類の提出先の機関の指示に従うことになります。