企業がマイナンバー対応するときのポイント

企業は、源泉徴収や雇用保険など従業員に関する税や社会保険の手続きにおいて、マイナンバーを取り扱うことが求められています。つまり、企業はパート、アルバイトを含むすべての従業員のマイナンバーを収集して管理する必要があるのです。さらに、従業員に配偶者や被扶養者がいる場合、そうした人々のマイナンバーも収集する必要があります。

さらに、マイナンバーおよび特定個人情報（内容にマイナンバーを含む個人情報）は、番号法により適正な取り扱いが求められ、法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。万が一、漏えいや不正利用が発覚した場合には法律による罰則の対象となります。

悪意を持っていなくても、正しく取り扱わないと不正利用となってしまうケースもあり得ます。たとえば、マイナンバーは本人確認に利用できますが、番号法でマイナンバーの利用が認められていない限り、マイナンバーを控えたり、個人番号カードの裏面のコピーを取ったりしてはいけません（表面は顔写真と4情報の記載のため、コピーしても問題ない）。

したがって企業におけるマイナンバー法対応の主眼は、法人番号よりもマイナンバーとなります。慎重に取り扱わなければ、企業イメージの毀損など事業への重大な悪影響が生じかねないからです。

まずは、どういった業務や書類がマイナンバーの記載対象になるか整理が必要です。
大きく分けて、税務分野（税務署等に提出する各種調書・届出類）と社会保障分野（健康保険、雇用保険、年金等）の2分野の書類にマイナンバーの記載が必要となります。

ほとんどの書類がH28年1月以降、マイナンバーを記載する新書式での提出に切り替わっていきますので、新旧いずれの書類で準備するのか、自社の決算期や状況に応じて早めに税理士、社労士などの専門家に相談することをお勧めします。

報酬、不動産使用料、配当等の支払先が法人である場合には、支払先の法人番号の収集が必要)
①従業員等（従業員に加えて、役員やパート、アルバイトを含む）とその扶養家族
②報酬（講師謝礼、出演料等）の支払先
③不動産使用料の支払先
④配当等の支払先等

マイナンバーに対応する方針を決定するためにすべきことは企業規模によってかわります。 但し、企業の大小にかかわらずマイナンバーの取扱いへの対応は必ず必要になり、お金をかけての対応が必要かどうかは、その企業の現況にもよります。

基本方針、取扱規定の策定までできれば、その内容に沿って、組織体制の確立が必要になります。
とにかく必要なのは、マイナンバーが関わる業務のシステム改修ですが、これは、中小規模の企業であれば給与や会計パッケージのバージョンアップで対処できるかもしれません。
クラウドのアプリケーションを使用している会社であれば、特に作業も発生しないかもしれません。

社員が、数名の会社であったとしても、マイナンバーがどうして取扱いについて法律で制限されているかを理解する必要があります。そのための、社員研修や勉強会も必須となります。 いづれにしろ、これは、マイナンバー業務の現場担当だけの問題ではなく、方針を検討し組織として決定することが重要です。

対従業員

税務:源泉徴収票等の法定調書に、従業員の個人番号を記載  2016年分の調書から(年末調整は2017年1月に提出する源泉徴収票から)

社会保険:健康保険組合や年金事務所、ハローワーク等への提出 書類にも、従業員等の個人番号が必要　 雇用保険は2016年1月から、健康保険・厚生年金保険は2017年1月から

対取引先

 支払調書に、個人番号・法人番号を記載

 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

不動産使用料等の支払調書 等

対株主・出資者等

支払調書に、個人番号・法人番号を記載

 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書

氏名・住所を告知(みなし告知)している既存の株主・出資者につき、2016年1月 1日から3年間の経過措置あり