USBにマイナンバーを保存して、金庫で保管するのがオススメです

「これまでも会社が所有する不動産の権利証など、紙で重要書類を保管するケースはあったはず。マイナンバーは数が多いので大変ですが、あちこちに番号を記入せずにひとまとめのファイルにし、1か所の引き出しなり金庫なりに保管しておけば問題ありません。

パソコンで高額のセキュリティソフトを入れたり、外部サービスを利用したりしても、その網をかいくぐったサイバー攻撃でいつ情報が漏れないとも限りませんからね」

費用をかけない方法としては、従業員のマイナンバーと通知カードのコピーを集めたら、金庫に保管し、必要があれば適宜、金庫から出して、社会保険労務士や税理士に渡すという方法が考えられる。その際は、社会保険労務士・税理士との契約でマイナンバーに関する取り扱いをきちんと約束しておくこと、金庫にいつ誰が入れたり出したりしたかメモを取っておく。

通知カードや個人番号カードは必要な時以外は持ち歩かない、ということ。セレブや専門家の中には貸金庫での保管を検討する人もいて、とあるメーカーなどは顔認証ができるような高額な金庫に注文が殺到しているなんて話も、チラホラ聞かれるほどだ。

まあ顔認証の金庫……というのは行き過ぎだとしても、厳重に管理すべきものなのだということは念頭においておくこと。また、むやみやたらにマイナンバーをメモしないことも徹底しておきたい。

特に企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう。

マイナンバーを施錠管理していたとしても、鍵の管理者が曖昧であれば、安全な保管とはいえない。そのようなことがないよう、取扱者・責任者を明確化しよう。

今では業務上パソコンを使用するのは当たり前となりました。
そして、作成したデータや保存しておきたいデータは、CDやDVDといったメディアに焼いておいたり、今や大容量でも格安になったUSBメモリーに入れておいたりすることが一般的となりました。それらのデータは、顧客のデータだったり、社外秘の特許情報などであったりするかも知れません。
しかもそれらの媒体は、熱に弱いプラスチックなどで作られているのが普通です。
それらの媒体が強盗や商売敵に盗まれるということはあってはなりませんが、火災に巻き込まれ溶けてデータを損失してしまうということになれば、会社としても死活問題です。

そのため、今や金庫は、現金などを入れるためのものだけではなく、重要なデータを保存したメディアを盗難や災害から守るという目的でも欠かせないものとなっているのです。

CDやDVDなど、特に熱に弱い物を入れておくものとして、はっきりと「デジタルメディア耐火性」があると保証している金庫なら、火事の炎の中で1時間、2時間と放置されても、庫内はそのようなデジタルメディアを溶かさない50度から70度以下に保たれます。
業務用に限らず、一般家庭などでも、デジタルカメラの画像やデジタルビデオカメラの画像をDVDなどの媒体に保存するのも当たり前となりましたので、個人でもメディア耐火性のある金庫を求める人が増えています。一方、業務金庫の中には、日常使っている書類やカルテを万が一の時に守れるように作られた物もあります。
これは、伝統的な金庫の形ではなく、事務所に置かれ普段から使われるキャビネット(書類保管庫)の形となっていますので、厳密には金庫とは言えないかも知れません。
しかし、毎回鍵を掛ける必要が無く、常日頃から書類を出し入れしていて、万が一炎に包まれた時でも1時間、2時間と紙の書類を守ってくれるのは心強い味方と言えるでしょう。