マイナンバーを企業は管理する必要がありますが、その方針が定められています。経営者の方は事前に知っておいて、正しい取り扱い方をしましょう。
マイナンバーの情報を守るため、企業がすべきこと
企業間でもマイナンバーへ対応に差が出ています。
マイナンバー対応に詳しい渡辺雅之弁護士は「大手企業の対応は比較的進んでいる」と話す。損害保険ジャパン日本興亜は約２万７千人の従業員の番号を来年１月中旬までに集める計画。人事部長を責任者にして自社で番号を管理する予定。
一方で野村総合研究所は「中小ではマイナンバー自体の理解が進んでいない企業が多い」（梅屋真一郎制度戦略研究室長）と話す。特に地方企業の対応遅れが目立つ。日本商工会議所は「セミナーなどが多く開催される東京などに比べ、情報に接する機会が少ない」とみて、企業への周知活動を強化する方針だ。
中小企業にマイナンバーに対する理解や対策の遅れが見られるようですね。
どんな準備が必要？特別な準備は必要ないという意見
・マイナンバーのために、特別なパーテーションが必要
・マイナンバーのために、特別なセキュリティソフトが必要
・マイナンバーのために、特別な管理ソフトが必要
・マイナンバーのために、特別なスキャナーが必要
・マイナンバーのために、特別なサーバーが必要
・マイナンバーのために、特別なPCが必要
・マイナンバーのために、特別なディスプレイが必要
・マイナンバーのために、特別な工事（オフィスの壁）が必要
・マイナンバーのために、特別なキャビネットが必要といったことはありません。
こちらは特別に何か準備をする必要はない、という意見です。
特別な準備は必要ありませんが、最低限守るための方法を用意する必要はありそうです。
特別な準備は必要ありませんが、最低限守るための方法を用意する必要はありそうです。
企業内での個人番号の取り扱いについて
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管し続けることができる。また、個人番号が記載された書類等については、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものがあるが、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管することとなる。
一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。なお、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で保管を継続することは可能である。
取り扱いには細心の注意が必要です。
使用から処理まで、ルールを設定することが大切でしょう。
使用から処理まで、ルールを設定することが大切でしょう。
マイナンバーの担当者を決めましょう。
まずはマイナンバーの管理者と事務担当者を決めます。
マイナンバーの事務担当者の仕事は、従業員からマイナンバーを聞き、データにまとめ、税務署やハローワーク、健康保険組合、年金事務所などに対して、各手続き時に必要な番号を報告することです。
管理者は、集めたマイナンバー情報を管理監督する役目になります。
社内で取り扱いの担当者を決めるのが効果的です。
「特別」ではない、保管の環境やルールを作りましょう。
中小企業においては取扱件数が大企業に比べて少ないことが考えられるため、複数の例外規定が認められています。取扱件数が少ないとはいえ、1件でも取り扱うデータがあれば安全管理措置を講じる必要があります。書類をデスクに置いたままにしないことや施錠できるキャビネットで保管すること、USBへの書出しを無効化するなど、確実にできる対策をしっかりと実行し、うっかりデータが漏えいしてしまったということのないようにしましょう。
金庫やキャビネットでの保管、データの取り扱いなどのルール設定で、マイナンバーを守れる環境を整えましょう。