2016年4月18日 更新

★マイナンバー 委託契約書

社員が多く抱える企業では、マイナンバーに関する事務処理を外部委託することも多いと思います。 ここでは委託する場合、注意しなければならない法律などを紹介します。

マイナンバー変わる行政手続き

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マイナンバー制度は、まず、「社会保障」と「税」、「災害対策」の3つの分野を中心に利用が始まります。

この3分野の手続きで、2016年1月から、自治体や勤務先の会社、それに証券会社などにマイナンバーを届け出ることになります。
ついに国民総背番号制などとも言われるマイナンバーが導入されました。
これは、国民の情報を一元的に管理することができるだけでなく、税の支払いなどの公平性や透明性を上げるという効果も期待されています。

色々な問題も指摘されましたが、それでもメリットの方が多いと言われています。
問題面の一つに詐欺問題がありますので、マイナンバーに関しての電話がかかってきた場合には、必ず最寄りの警察に相談するようにしてください。
それをするだけでトラブルに巻き込まれる可能性は大きく減少します。

またマイナンバーの大きなメリットとして、社会保障税制度の大きな転換点になると言われています。
縦割り行政から横割りに大きく日本も変動していくことでしょう。

決められた利用範囲での使用であれば収集しても良い

○個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはなりません。
マイナンバーを集める際、定められた利用範囲外の収集に当たらないか、また、利用目的をしっかり社員に伝えることが大切です。

マイナンバーの安全管理は厳重に!

事業者のみなさまは、行政手続などのため、従業員などのマイナンバーを取り扱います。
・事業者は、社会保険の手続や源泉徴収票の作成などにおいて、従業員などからマイナンバーの提出を受け、書類などに記載します。
・個人情報を守るため、マイナンバーは、法律で定められた範囲以外での利用が禁止されており、またその管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。
安全管理を行うことも法律で定められていますので、漏えい対策を怠ってはいけません。

実際には企業は何をするの?

1.マイナンバーは、住民票コードとは違うもので使い方も違う
2.企業がマイナンバーを使う理由は、企業が政府の事務代行をしているから
3.マイナンバーは個人情報保護法の規制の範疇になる
マイナンバーを扱う際、企業は政府の事務代行をしている、という扱いとなります。
よって特定個人情報の取り扱いとなり、様々な法律の対象となります。
これは企業にとって負担の大きいものとなります。

外部委託する時も、様々な決まりがある

「必要かつ適切な監督」には、①委託先の適切な選定、②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握が含まれる。
委託先の選定については、委託者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。
具体的な確認事項としては、委託先の設備、技術水準、従業者(注)に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等が挙げられる。
委託契約の締結については、契約内容として、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければならない。
また、これらの契約内容のほか、特定個人情報を取り扱う従業者の明確化、委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定等を盛り込むことが望ましい。
委託の際も、委託先に対する監督責任が生じますので、マイナンバーに関する全ての事務処理を任せたとしても責任からは逃れることはできません。
個人情報保護法は、個人情報取扱事業者に対して、個人データに関する安全管理措置を講ずることとし(個人情報保護法第20条)、従業者の監督義務及び委託先の監督義務を課している(同法第21条、第22条)。
番号法においては、これらに加え、全ての事業者に対して、個人番号(生存する個人のものだけでなく死者のものも含む。)について安全管理措置を講ずることとされている(番号法第12条)。
また、個人番号関係事務又は個人番号利用事務を再委託する場合には委託者による再委託の許諾を要件とする(同法第10条)とともに、委託者の委託先に対する監督義務を課している(同法第11条)。
個人情報保護法は、個人情報取扱事業者に対し、個人データについて、法令の規定に基づく場合等を除くほか、本人の同意を得ないで、第三者に提供することを認めていない(個人情報保護法第23条)。
委託先が再委託する際も、委託元に確認を取る必要があります。
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