【企業向け】従業員のマイナンバーが変更になったら

マイナンバーは一生を通じて同じ番号を使うことになっていますが、状況によっては変更されることがあります。この変更について、手続き方法などをまとめました。

原則として変更はしない

一人ひとりずっと変わらない

一人ひとりずっと変わらない

確かにこれはきつい・・・ですが、変更が認められるケースは今のところ1つです。
Q2-5 マイナンバー(個人番号)は希望すれば自由に変更することができますか?
A2-5 マイナンバーは原則として生涯同じ番号を使い続けていただき、自由に変更することはできません。ただし、マイナンバーが漏えいして不正に用いられるおそれがあると認められる場合に限り、本人の申請又は市町村長の職権により変更することができます。(2014年6月回答)
記載の通り漏えいの危険がある場合には、変更手続きを取ることが出来ます。

情報が漏えいしたら市町村の役所へ

漏れることはあります

漏れることはあります

情報が漏えいした場合、住民票がある市町村に連絡する必要があります。

新しい個人番号は通知カードによって通知される

通知カード

通知カード

市町村長は、当該市町村(特別区を含む。以下同じ。)が備える住民基本台帳に記録されている者の個人番号が漏えいして不正に用いられるおそれがあると認められるときは、政令で定めるところにより、その者の請求又は職権により、その者の従前の個人番号に代えて、次条第二項の規定により機構から通知された個人番号とすべき番号をその者の個人番号として指定し、速やかに、その者に対し、当該個人番号を通知カードにより通知しなければならない。
新しく通知カードが送られてくるようです。

担当者が気を付けるべきこと

個人番号変わってませんか?

個人番号変わってませんか?

Q4-4-4 マイナンバー(個人番号)が漏えいして不正に用いられるおそれがあるときは、マイナンバーの変更が認められますが、事業者は、従業員などのマイナンバーが変更されたことをどのように知ることができますか?
A4-4-4 マイナンバーが変更されたときは事業者に申告するように従業員などに周知しておくとともに、一定の期間ごとにマイナンバーの変更がないか確認することが考えられます。毎年の扶養控除等申告書など、マイナンバーの提供を受ける機会は定期的にあると考えられるので、その際に変更の有無を従業員などに確認することもできます。(2014年7月回答)
従業員の番号変更については、「あらかじめ事業者に知らせるように周知しておく、また一定の期間で確認する機会を設ける」との回答です。
依頼していた講師の情報が漏れた

依頼していた講師の情報が漏れた

Q4-3-9 講師へ講演料の支払が発生し、翌年以降も継続して報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に利用する場合、本人確認を行う必要はありますか。
A4-3-9 前年の講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に提供を受けた個人番号は、翌年以降も継続的に講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために利用することができる為、改めて本人確認を行う必要はございません。 ただし、番号の変更に伴い再度個人番号の提供を受ける場合には番号確認と身元確認が必要になります。(2015年9月回答)
報酬を支払っていた講師が個人番号を変更した場合、再度本人確認が必要です。

従業員が番号を変更したら

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と、手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要です。
原則として
1.個人番号カード(番号確認と身元確認)
2.通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
3.マイナンバーの記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
これらのいずれかの方法で確認する必要があります。
また、本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認書類を不要とすることも可能です。ただし、省略可能なのは身元確認だけです。
再度、本人確認と身元確認(場合によって省略可)が必要となります。

まとめ

1.変更の可能性があるのは、情報漏えいした時。
2.従業員本人が市町村役所で変更手続きし、新しい番号を通知カードで入手。
3.提出された通知カードなどで、本人確認と身元確認を行う。
4.税務署に提出する書類などの番号を更新する。

以上が担当者の手続きになります。

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