マイナンバーの本人確認において気をつけることとは?

マイナンバーの管理においては情報の漏洩がピックアップされていますが、本人確認も同じくらい重要なことです。ミスがないようにシッカリと確実に行えるようにしましょう。

マイナンバーの本人確認については、従業員だけではない場合もあります。先ずはどこからどこまでが対処しなければいけない範囲なのかを見極めていきましょう!

絶対に阻止しなくてはいけない『なりすまし』

【マイナンバー】本人確認で個人番号カードを提示してもよいのか?|スモビバ! (39924)

本人確認の措置

会社は、税や社会保障関係の事務を行うために、本人等からマイナンバーの提供を受けることになりますが、その際に、会社は必ず本人確認をしなければなりません。いわゆる「成りすまし」を防ぐためにも厳格な本人確認が求められます。

本人確認では、2つのことを確認することになります。一つは、正しい番号であることの確認、つまり「番号確認」です。もう一つは、正しい番号の持ち主であることの確認、つまり「身元確認」です。以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。

マイナンバー制度が始まり、事業者はそれに対応する事務処理が重荷になっているようです。
今までにずっと勤めている社員ならば、個人番号だけを聞き出せば良いと思いますが、政府のガイドラインとしては免許証などの写真によって確実に本人確認ができる方法を定めています。免許証などの画像をメールに添付して会社に送るということも可能なようですが、暗号化などをしていないとちょっと不安です。

本人確認の際にもルールをきめましょう。

マイナンバーを従業員から「取得」する段階のルールとして検討するべきことは、利用目的の明示方法と従業員の本人確認の方法といった点です。利用目的は複数のものを書面で明示することが現実的でしょう。本人確認は、番号が正しいかどうかの確認(番号確認)と本人が正しい持ち主であるかどうかの確認(身元確認)が必要です。それぞれの確認方法は以下のとおりですが、会社としてどのような確認方法を行うのかをルールとして定めます。
免許証や保険証など身分証をいつでも持っているという従業員ばかりではないと思います。
予めルールを決めて従業員に知らせて置くのも円滑に行えるコツです。
渋谷区/民間事業者にとっての社会保障・税番号制度(マイナンバー制度) (39918)

担当者の選定

NTT東日本 | 2.収集方法・本人確認・保管・破棄 | 企業がすべきこと | マイナンバー制度 徹底攻略 (39921)

いつからスタート?
2015年10月から市区町村から住民票の住所宛にマイナンバー(個人番号)の通知カードが送られて、2016年1月から社会保障、税、災害対策の行政手続で必要になります。

全ての会社に必要
小規模な事業者であっても、法で定められた社会保障や税などの手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱うため、すべての企業が個人番号関係事務実施者となります。
従来、小規模な事業者は、個人情報保護法で定める義務の対象外でしたが、番号法で定められる義務は規模にかかわらず、すべての企業に適用されることになります。

マイナンバーの提出は従業員の従業員の理解が得られれば、免許証等で本人確認は出来ますが、マイナンバーを管理する担当者が、誰でも良いとは行かないと思います。
失礼な言い方と思いますが、会社から見た信頼のおける管理者(年齢や地位)が配置されるべきと思います。
きちんと場所も含めて管理しないと担当者がパソコンを持ち帰り車の中に入れて盗難にあい外部流出等にもなったらシャレにもなりません。

セキュリティの面からも考えましょう

企業のマイナンバーの取扱いにおける危険性や負担

企業は、マイナンバーの取り扱いについて社員や取引先からの取得方法や、管理・廃棄などのルールなど、その運用の具体的な取り決めを行うことが求められています。企業としてマイナンバーへの対応の準備を進めていくことが急務であります。それに伴い以下の危険性や負担が増加します。

1.情報漏えいの危険性が高まる

マイナンバーの取得時や提供時に、電子メール、ファックスや郵送などを利用すると、情報が分散し管理工数がかかるだけではなく誤送信や紛失による情報漏えいリスクが高まります。

マイナンバー制度は企業の規模の大小に関わらず対応していかなければならないです。
会社において個人番号を取得するとき、直接、対面で取り扱えば良いですが、電子メールに画像を添付するような方法だと、情報漏えいの危険性があります。
そのような場合は、データを暗号化して送信してもらうか、IDとパスワードを使ったクラウドなどを利用するべきかもしれません。
中小企業にも関係。マイナンバー制度とはなにか? | マイナンバーの対策、管理ならマイナンバー推進協議会 (39927)

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