2016年5月12日 更新

★マイナンバー 監査計画書

マイナンバーはその情報の機密性、流出のリスク等から、管理を外注することも珍しくありません。 ここでは監査計画書の作成について解説します。

マイナンバーについてもう一度おさらい!

マイナンバー制度導入後は、社会保障・税・災害対策における各種手続において、身元(実存)確認とともに、個人番号の記載・確認を求められることとなります。
この際、もしマイナンバーカードがなければ、通知カード等番号確認のための書類と、運転免許証や旅券等身元確認のための書類の2種類の書類が必要となります。
しかし、マイナンバーカードを取得すれば、1枚で番号確認と身元確認を行うことができます。
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マイナンバー制度はだいぶ知られるものとなってきましたが。
まだ細かくどのように使うのかまで把握している人は少ないでしょう。

実際に個人個人一人一人にマイナンバー自体は配布されたので、制度が始まったという事は知っていても何に使うのかを知らないという人も多いです。


マイナンバーは公平な税制度と、社会保障において透明感のある社会を目指すために使われます。
個人の納税状況を一元的に把握したり、社会保障が必要なところにしっかりと行きわたるように管理しています。

納税が公平に行われるというのは、とても良い事でしょう。
今まで不透明さが叫ばれていた分野ですのでこのようにマイナンバーによって平等になるのは良い事と言えます。

マイナンバーを適切に取り扱う

マイナンバーの適切な安全管理措置に組織としての対応が必要です。

・事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、従業者を監督し、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。
・事業者は、委託先に対する法律上の監督責任があります。
・マイナンバーを扱う事務の委託を受けた者が再委託を行うには、委託者の許諾を得る必要があります。
安全管理策は必須で、また委託する際もその監査責任があります。
経営者にとって負担が大きいのがマイナンバー法の特徴です。

安全管理策はどのようにする?

技術的安全管理措置に関しては、家族経営の小規模企業などは、マイナンバーを取り扱う場所を決め、周囲から覗かれないようなレイアウトを行うことが最低限の策となろう。物理的・技術的な安全管理措置としては、マイナンバーリストを金庫へ保管することなどが考えられるが、金庫利用者の管理記録等が必要になるため、ITを利用したほうが結果的に楽な場合が多い。
会社の規模等によって、取るべき対策が違ってきます。
社員を多く抱える企業では、安全管理策を取るのに多額の資金が必要となり、結果的に委託をした方が安く済むケースもあるようです。

企業は政府の事務の代行をしている

企業は、『源泉徴収』『社会保険料の個人負担分の代行納付』『雇用保険の個人負担分の代行納付』といった事務を行っています。実はこれらの業務は、政府が個人から直接徴収を行う代わりに企業に納付事務を実施させているのです。これは法律で定められており、企業は政府の事務の実施をすることが義務付けられています。(根拠法:所得税法、厚生年金法、健康保険法、雇用保険徴収法など)
企業は普段から様々な事務代行を行っていますが、マイナンバーもその一環といえます。

委託先への適切な監査を!

継続的な監査や自己点検を実施できるように、監査の手順や監査項目についてまとめた監査計画書、監査チェックリスト等を整備します。また、監査の結果や是正・ 改善状況を適切に把握するための、監査報告書や是正・ 改善事項報告書の様式を整備します。
委託の際も、監査責任がありますので、委託先に提出してもらう報告書、監査の手順をまとめた計画書などを作成し、適切な監査を行う仕組みをつくりましょう。
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