マイナンバーの取り扱いは先ずは漏洩にシッカリと備えましょう

マイナンバーの取り扱いで不安に思っているのは漏えいであると考えられます。これは経営者だけではなく従業員から取引先とみんな一緒です。では漏洩とはどういうものがあるのかを一度考えてみましょう。

マイナンバーの管理はしっかりとしてほしい

中小企業にも関係。マイナンバー制度とはなにか? | マイナンバーの対策、管理ならマイナンバー推進協議会 (39747)
もしもマイナンバーを管理しているPCや鉄庫をいつでも誰でも簡単に利用できる環境があるとしたら、不正利用の危険性を避けられません。内閣府のガイドラインでは、取扱責任者や担当者の選任が義務付けられ、使用する情報システムへアクセス制御やアクセス者の識別・認証を求めています。

上記のように、より具体的な作業を行う企業担当者は源泉徴収票などの所得税関連の書類や、算定基礎届けなど社会保険関連の書類で、役所に提出するものにマイナンバーを記載しなければならなくなるため、社内の書類フローの見直しや、帳票類などの改変、システムの改変などが必要となります。

もしマイナンバーを管理している責任者が不正利用を考えたら、最悪の事態にもなりかねません。マイナンバーを担当している人には責任感のあるしっかりとした人物に勤めてほしいなと思います。マイナンバーの管理はちゃんとしてほしいものですね。

もし仮に漏洩が発覚したら!!

「重大な事態」が生じたときには、個人情報保護委員会に報告することが法
令上の義務となります。
「重大な事態」とは…
1.漏えい・滅失・毀損又はマイナンバー法に反して利用・提供された特定個人情報に係
る本人の数が 100 人を超える事態
2.特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報を電磁的方法により不特定多数の者
が閲覧することができる状態となり、かつ、その特定個人情報が閲覧された事態
3.不正の目的をもって、特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報を利用し、又
は提供した者がいる事態 等
漏えいは起きないにこしたことはありません。ですが万が一発覚を恐れて隠蔽などを行うと二次三次被害へとつながってしまいます。必ず適切な処理を行うように心がけましょう。

最低限行わなければいけないこととは?

中小企業においては取扱件数が大企業に比べて少ないことが考えられるため、複数の例外規定が認められています。取扱件数が少ないとはいえ、1件でも取り扱うデータがあれば安全管理措置を講じる必要があります。

書類をデスクに置いたままにしないことや施錠できるキャビネットで保管すること、USBへの書出しを無効化するなど、確実にできる対策をしっかりと実行し、うっかりデータが漏えいしてしまったということのないようにしましょう。

マイナンバーが施行されてから間もなく、個人情報の流出、悪用、詐欺など悪いニュースを聞くことが多いです。
それはまだ私たち日本人があまり馴染みがなく、危機感があまり無いからだと思われます。
ひとつでも流出を防ぐために、データ管理や持ち出しのルールなど確実に遵守し、
今後何においても信頼を損なうことのない国になるとよいと思います。
写真素材 足成:ノートパソコン (39755)
ほとんどの中小企業では、マイナンバーのための専門の組織・担当者や新しい規程を作ったりするほどの余力がないものと思われます。
そのため、まずはエクセル等で管理するマイナンバーに必ずパスワードを設定しておくなど、最低限のセキュリティ管理をしたり、不必要に多くの担当者にマイナンバーを触らせないなど、自社の現状にあわせて、運用できるレベルから対処方針を検討してください。
ただし、上述したパート、アルバイトの多い業種の中小企業の方は、場合によっては、総務、経理、人事の人員を増員したり、マイナンバー対応を外部の専門家に依頼するなど、大企業に準じた対応が必要になるかもしれません。

なお、安全管理措置については、中小企業者に特例での軽減措置があります。

中小企業にはたしかにマイナンバーだけのために新たなソフトを導入する経費もないかもしれません、エクセルでのパスワードの設定だけでは若干のセキュリティの甘さも考えられます。マイナンバーとは個人情報を管理しているのであり、厳重なセキュリティを実施していかなければいけないのです。中小企業には問題点としてセキュリティ対策が求められてきます。

最後に

中小企業は何でも出来る範囲内で少しずつ取り組んでいくしかないんですよね。
会社の内部に関わるものはシステムの改悪による情報漏えいは最悪自社の責任で済みます。
ですが外部から収集したものを適正に管理する方法に不備がある場合は責任が取れなくなっていきますのでシッカリと対応していきましょう。
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