マイナンバーの取り扱いが始まって対応に追われている企業もあるかもしれません。これから先も取り扱いに重要度が付きまとうことなので、今のうちに管理対策を明確化にしましょう。
中小企業の管理体制について
中小企業では、マイナンバーのための専門の組織・担当者や新しい規程を作ったりするほどの余力がないものと思われます。
そのため、まずはエクセル等で管理するマイナンバーに必ずパスワードを設定しておくなど、最低限のセキュリティ管理をしたり、不必要に多くの担当者にマイナンバーを触らせないなど、自社の現状にあわせて、運用できるレベルから対処方針を検討してください。
ただし、上述したパート、アルバイトの多い業種の中小企業の方は、場合によっては、総務、経理、人事の人員を増員したり、マイナンバー対応を外部の専門家に依頼するなど、大企業に準じた対応が必要になるかもしれません。
マイナンバー制度というものができて、大企業、小企業関係なく雇用者のマイナンバーを把握して管理をしなければいけなくなりました。なかでも中小企業はマイナンバーの管理をやる余力は十分にないかもしれませんが情報の管理を工夫して確実に行ってほしいです。
実際の管理シートは？
従業員の人数が少ないという企業であれば、確かにエクセルで管理というのでも問題はないと思います。
ただ元となるシートを作成できるかと考えると二の足を踏んでしまいますね。
もし参考にしたいサイトを探しているということなら
コチラのサイトはいかがでしょうか
↓
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こだわりEXCEL（エクセル）テンプレート: マイナンバー(特定個人情報)提出用紙【従業員用】
エクセルの便利なテンプレート、ひとつひとつ丁寧に手作りしています。もちろん全て無料です。
実際に使用する際にはパスワードの設定も忘れずに行いましょう。
市販ツールにもエクセルに対応したものがあります。
Excelファイルでマイナンバー情報の収集・保管・利用・廃棄を行い、データセキュリティサービスと組み合わせるだけで低コストで簡易にセキュリティ対策ができます。
Excelにマイナンバー情報を入力し、自動暗号化設定をしたフォルダーへ保存。マイナンバー情報をCSVファイル形式で抽出・集約し、既存のシステムで利用できるようにします。これらのファイルは全て暗号化したままで扱うため、簡易にセキュリティを確保した運用が可能です。自動暗号化フォルダーへのアクセスは業務担当者しかできないようにし、またファイルは暗号化したままで閲覧が可能なため、ファイル流出およびファイル流出後の閲覧のリスクを回避できます。既存システムへのデータ連携も、アクセス権を設定したコンピューターのみで実行できるよう設定すれば、データを復号化せず安全に取り扱えます。
エクセルなら普段経理などで馴染んでいるという企業も多いことでしょう。
こういった形なら管理シートの取り扱いなども違和感なく行えるという企業も多少多くなるのではないでしょうか。
こういった形なら管理シートの取り扱いなども違和感なく行えるという企業も多少多くなるのではないでしょうか。
クラウドサービスを考えている人は？
via www.iodata.jp
本部にて申請データ入力用のエクセルファイルを保存した秘密金庫HDDポータブルを各支店に発送します。店舗にあるPCで各社員・アルバイト・パートさんが本人確認を受けながら、マイナンバーデータを記入して、保存。全員が入力完了した後で本部へ送り返します。
クラウドサービスでもエクセル管理で対応してくれるところはあるみたいですね。
外部HDDだけに普段の管理時はアクセスを遮断することで情報漏えいもかなりの確率で防げると思います。
外部HDDだけに普段の管理時はアクセスを遮断することで情報漏えいもかなりの確率で防げると思います。
問題点もしっかりと認識しましょう。
従業員等から提出された個人番号を記載した書類等を取りまとめる担当者が、提出者と未提出者とを管理する目的で氏名と個人番号の表をエクセルで作成する→ 法令違反
管理すことが目的ではなく、書類提出などの場合が前提となります。
「マイナンバーは紙管理、エクセル管理で十分…」なんてことはありません！
なぜならばマイナンバーの管理について、企業は4つの「安全管理措置」を取るよう定められており、
マイナンバーを取り扱う区域を定めることや、パソコンに保存するのであれば、機器の盗難・情報の漏えいに対して適切な措置を取ることが盛りこまれているからです。
また、今後実際にマイナンバーを利用するときのことも考慮し、
取り扱いに関する記録が自動で残せるシステムを導入するのも、ひとつの選択肢になるでしょう。