扶養親族のマイナンバーを集める際に委任状って必要になる？

この疑問を抱かれる方は、マイナンバーの収集というものに対して、相当程度、注意を払っていらっしゃる方です。
従業員とその配偶者は別人であるから、収集の手続きは別個にしなければならないという、重要な基本をしっかりと理解されている方でないと、この疑問すら生じません。
前述の通りマイナンバーの収集の際には、本人確認が必要であり、また個人のプライバシーに関わる重要な情報であるため、扶養親族のマイナンバーを収集する際にも、独自の手続きが必要です。
しかしそれは、必ず扶養親族の委任状を必要とすることとイコールになるわけではないのです。

本書式は、マイナンバーを本人ではなく代理人から取得する場合に必要な本人確認の一部である「代理権の確認」のための書式です。 例えば、国民年金の3号届を3号被保険者から会社に提出する場合等に、この委任状を従業員が配偶者から受け取って従業員が3号被保険者の代理人として会社に提出するというフローになると考えられます。

従業員を代理人とする委任状を会社が書式として用意しておきます。
その中に利用目的を書きますので別途通知は不要かと思います。
この委任状と、配偶者の通知カードか個人番号カードのコピー（本人の番号確認）、従業員の個人番号カードか運転免許証のコピー（代理人の身元確認）を提出してもらいます。

「国民年金の第３号被保険者の届出」は、従業員が「その配偶者の代理人」として事業主に対して届出を行っています。そのため、配偶者のマイナンバーを会社へ提供するときは、(1)従業員が配偶者の番号確認と本人確認を行い、(2)事業主は代理人の代理権、身元確認、配偶者の番号確認、をすることになります。
　従業員が配偶者の個人番号カードを持ってきて、会社に提示しただけでは、確認が完了したことにはならないので、注意が必要です。

例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認を毎回行う必要があります。ただし、２回目以降の番号確認は、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも良いとされています。また、身元確認についても、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ないとしています（マイナンバー法施行規則３条５項）。

・代理権の確認：法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状
・代理人の身元の確認：代理人の個人番号カード、運転免許証など
・本人の番号確認：本人の個人番号カード、通知カード、マイナンバーの記載された住民票の写しなど

従業員などからマイナンバーの提供を受ける時には本人確認作業がいることを覚えておいてください。

平成27年10月以降、年内にマイナンバーを集める場合は「通知カード」を提示してもらう必要がありますね。

このマイナンバーを集める作業、特に従業員やアルバイト、パートが多い場合には一苦労です。

入社時に身元確認ができていれば、マイナンバーを集めるときに運転免許証やパスポートの確認は不要なので、無駄な業務を行わないよう注意しましょう。