【マイナンバーの取り扱い②】保管方法

必要がある場合だけ保管が可能です。必要でなくなったら破棄して下さい。

必要がある場合とは、

・翌年以降も継続して雇用契約が認められる場合
・所管法令によって、一定期間保存が義務付られている場合

マイナンバーの保管には、細心の注意が必要です。
例えば、担当者を決めて、担当者以外が取り扱うことのないようにする。間仕切りを設置して、覗き見されない場所に座席配置をする。書類は鍵付のキャビネットに保管する。ウイルス対策ソフトウェアを導入して、最新の状態にアップデートしておく等です。

では、社会保障や税の手続きために従業員のマイナンバーを含む書類を作成した場合、どのように管理すべきなのでしょうか。原則的には、他の重要書類を保管するときと同様に、盗難に注意して厳重に保管するということになります。

具体的には、特定個人情報を取り扱う機器、電子媒体や個人番号が記載された書類などについては、施錠できるキャビネット・引き出しなどに収納します。そして、使用しないときは施錠するようにしてください。もちろん、留守にするときには、ドアを確実に施錠しましょう。

また、個人事業の場合は、部屋で事務処理を行っていることもあるかと思います。その場合、来客スペースからマイナンバーの記載された書類やパソコンの画面が見えてしまっては、漏洩のもとになります。レイアウトの工夫をするなど、適切な対策を講じましょう。

会社で扱う書類は、法令によって保存期間が定められています。その書類にマイナンバーが記載されていれば、書類保存期間中はマイナンバーを保管することになります。

たとえば、扶養控除等申告書は7年間の保存が義務付けられていますから、7年間マイナンバーを保管することになります。

マイナンバーを記載した書類については、法定保存期間が過ぎれば、マイナンバーを復元できないように廃棄または削除する必要があります。

法定保存期間経過後は書類ごとに廃棄すればOKですが、もし保存を続けるなら、マイナンバー部分を削除したりマスキングしたりしなければなりません。