2016年4月19日 更新

★マイナンバー 漏えい事案対応記録簿

マイナンバー法が施行され、各企業様々な対策を練られていると思います。そんな中、意外と見落としがちなのが事故後の処理についてです。あまり考えたくないことかもしれませんが、事故が起こってしまった場合の対策を考えておくことは非常に重要なことです。

マイナンバー法施行!

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マイナンバーとは、日本国内の全住民が持つ12桁の番号のこと。一人ひとりが異なる番号を持つことで、さまざまな行政機関などが管理する個人の情報が、同じ人の情報であることを正確かつスムーズに確認できるようになります。
2016年1月から運用開始されたマイナンバー制度ですが、一般市民の多くは様子見といった方が多いようです。
なにしろ初めての制度ですから不安に考える方も多いのでしょう。
12桁のオリジナルナンバーであるマイナンバーは一生使い続けるものですから、人目に触れないようしっかりと保管することが必要になってきます。

政府はマイナンバーの情報が流出しないよう、システム面と制度面からセキュリティー対策を行っています。
情報を一元管理ではなく分散管理することで、悪意のある第三者から一度のアクセスですべての情報が漏れないようにしています。
各機関や企業の情報の取り扱いにも厳しいルールを設けることにより、情報の流出を防いでいます。

マイナンバーは簡単に教えてはいけません!

レンタルビデオショップやスポーツクラブなどの会員登録には、身分証明書としてマイナンバーカードが使えます。会員登録などの手続きで「身分証明書のコピーをしてもいいですか?」と聞かれることがありますが、マイナンバーは行政機関など法律で決められたものしか収集することはできません。コピーを求められた際は表面はかまいませんが、番号が書いてある裏面のコピーはできないので注意が必要です。
マイナンバーカードは身分証明として使えるため、提示する場合も多いとは思いますが、その時ナンバーが書かれている裏面を見せてはいけません。

個人情報保護法はすべての事業者に適用されることに・・・

特定個人情報も個人情報の一部なので、原則として個人情報保護法が適用されます。さらに特定個人情報は、マイナンバーによって名寄せなどが行われるリスクがあることから、個人情報保護法よりも厳しい保護措置を番号法で上乗せしています。また、番号法の保護措置は、個人情報保護法が適用されない小規模な事業者にも適用されます。
全ての事業者はこれまでよりも重い枷をつけることとなりました。

社員の家族からナンバーを取得する際の資料

個人番号提供依頼書及び個人番号記載表
会社が、従業員や従業員の家族のマイナンバーを取得するときに提供を求めるための依頼書です。
その他にも、利用目的を伝える資料など、準備しなければならないものは山ほどあります。

漏えい事故が起きてしまったら

漏えい等事案が発生した場合に想定される経済的な不利益や社会的な信用の失墜、本人への影響などのおそれなどを検討し、被害・影響を最小限とするための手順を検討する。
迅速な対応が、その後の社会からの評価につながります。
情報漏えい等の事案が発生した場合の対応状況の記録や、漏えい事案の顛末等を記録する報告書などの様式を整えます
漏えい元がどこかによって、報告すべき機関が変わってきますので、あらかじめ把握しておくことが必要です。
必要書類を準備したら、漏えいの際にそれぞれ対応することをチェックし、社員に割り当てましょう。
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