退職前・退職後にマイナンバーが必要な場面はいつ？

従業員が退職したら、原則として退職者の特定個人情報が記載された書類は廃棄しますが、廃棄する前に特定個人情報に関する書類を作成する必要があります。

中途退職者に対して作成しなければならない書類として、給与所得の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票があります。退職所得の源泉徴収票は法人役員を対象としているため、給与所得の源泉徴収票の発行手続きが実際に行なう実務となります。

給与所得の源泉徴収票は退職後1か月以内に退職した従業員へ交付しなければなりません。つまり、平成28年（2016年）1月1日を退職日とする従業員が発生した場合、最短で平成28年（2016年）2月1日までにマイナンバーを記載した源泉徴収票を作成し、退職者へ交付する必要があるということになります。

原則的に、マイナンバーの利用は法律で定められた用途に限定されます。また、従業員にマイナンバーの提供を求める際には、あらかじめ利用目的を明確に説明しておかなければなりません。たとえ本人の同意があったとしても、当初に伝えた目的以外に流用することは認められていません。

そのため、当初の利用目的が果たされた場合には、企業は速やかにマイナンバーの情報を削除する必要があります。

政府の指針では、退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることから来ています。

つまり、マイナンバーを保管したデータだけでなく、マイナンバーが記載された書類もすべて破棄（またはマスキング等で復元できない状態にして保管）しなければならないことに注意が必要です。

平成28年1月から国民健康保険の手続きにおいて『個人番号（マイナンバー）の記載』が義務付けられました。

社会保障に関する届出書類にも、マイナンバーを記載することになります。

健康保険・厚生年金保険では、加入するときの「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」や、逆に取り消すときの「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」などについて、2016年（平成28年）1月1日提出分から、マイナンバーを記載することになります

失業保険についても平成28年1月からは、申請にマイナンバーが必要となりました。

雇用保険については「雇用保険被保険者資格取得届」や「雇用保険被保険者資格喪失届」などにマイナンバーの記載が必要になります。ほかにも、「育児休業給付受給資格確認票・（初回）育児休業給付金支給申請書」「介護休業給付金支給申請書」など、雇用保険に関連する数々の書類に、個人番号欄が追加されています。

以下のようなケースに該当する場合は、必ず自分で確定申告をしましょう。

・年度途中で退職した方で、再就職をしておらず、年末調整をしていない場合
・年度途中で退職した方で、起業したために、年末調整をしていない場合
・失業期間を経て再就職した方で、失業期間中の社会保険料などを年末調整に含めていない場合
・失業期間を経て再就職した方で、失業期間中に得たアルバイト収入が20万円を超える場合

再就職をした方の場合、新しく入った会社に、以前の就職先が発行する源泉徴収票を提出すると、まとめて年末調整をしてくれます。ただし、失業期間中に国民年金や健康保険などの社会保険料を自分で支払っていても、アルバイトで20万円以上の収入を得ていても、新しい会社がその金額を含めた上で年末調整を行ってくれるわけではありません。そのため、忘れないように確定申告をすることをお勧めします。