2016年4月19日 更新

★マイナンバー 鍵貸与記録簿

マイナンバーの流出防止対策の一環で、ナンバーを金庫に入れたり、取り扱う場所を取り決めたりすることも多いと思います。 ここでは、取り扱い部屋などの鍵の管理の仕方を紹介します。

マイナンバーって?

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マイナンバーとは行政を効率化し国民の利便性を高め公平公正な社会を実現する社会基盤です。

住民票を有する全ての方に1人1つの番号をお知らせして、行政の効率化、国民の利便性を高める制度です。
2016年1月より、マイナンバー制度が開始されました。それにより、自治体からマイナンバーの記載されている通知書が各家庭宛に簡易書留郵便にて送付されています。
マイナンバー通知書は、住民票に記載されている住所宛に送付されます。その為、何らかの事情で住民票の記載住所と現在住んでいる居住地が異なる人は受け取れない事になります。
震災の被害を受けた為他の地へ避難し、その場所に住み続けている人や、配偶者の暴力の為母子シェルター等に別居中で、配偶者に住所を知られない為に住民票を移していないという人が該当します。
何らかの事情で住民票と居住地が異なる人は、住民票のある都道府県へ相談すれば、現在の居住地へ通知書を送付する事も可能なので、確実に受け取れる様にしましょう。

行政手続きが簡単かつ確実に!

 私たち、サービスを受ける側にとっても「手続きの簡素化」というメリットがあります。例えば、児童手当の手続きを行う際、これまで自分で事前に取り寄せる必要があった所得証明書が要らなくなります。さらに、将来的に年金記録とマイナンバーを結び付けて管理されれば、いわゆる「消えた年金問題」のように支払った年金記録の行方が分からなくなるといった事態を防ぐことにもつながります。
マイナンバーは問題面ばかり強調されがちですが、こうした公平性や効率性を考えるうえで大きなメリットもあります。

安全管理をきちんとする

マイナンバーの安全管理措置
 事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
 中小規模事業者に対する特例を設けることにより、実務への影響に配慮しています。
マイナンバー法では、企業に適切な管理をすることを義務付けられています。
外部委託したとしても、委託先への監督責任がありますので注意してください。

不動産を借りている場合、所有者のマイナンバーも必要になる

不動産使用料の番号提供依頼書
会社が、「不動産の使用料等の支払調書」を作成するうえで、土地建物ガレージなどの所有者からマイナンバーを提供してもらうための依頼書です。(同一の者に対するその年中の支払金額の合計が15万円を超える者に限る)
社員以外にも、マイナンバーを取得しておかなければならないこともあります。
その他には、税理士などからも取得する場合もあります。

鍵貸与記録簿をつけよう!

管理区域等での管理方法
管理区域に関する物理的安全管理措置としては入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限等が考えられます。 また、入退室の管理方法としては、ICカード、ナンバーキー等による入退室管理システムの設置等が考えられます。 取扱区域に関する物理的安全管理措置としては、壁又は間仕切り等の設置及び座席配置の工夫等を行う必要があります。
マイナンバーを不特定多数に見られてしまうことは大きなリスクとなります。
・「管理区域」の入退室記録簿
・「管理区域」の鍵・ IDカードなどの貸与記録簿
・本人確認、特定個人情報取扱マニュアル
 (管理区域、取扱区域の作業環境等)
意外と見落としがちな内部流出対策ですが、ナンバーを取り扱う人と場所を決め、鍵の貸与記録簿をつけることで防ぐことができます。
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