【永久保存】マイナンバーカードは作るべき?会社による従業員の番号確認方法から金庫での保管、破棄まで

国民1人1人にマイナンバーが割り当てられ、各企業は収集・保管・破棄方法に頭を抱えています。従業員の番号確認にマイナンバーカードは必要?保管と破棄は一体どうすれば良い?そんな疑問をお持ちの企業の経営者様、担当者様、必見です。

企業担当者の抱える悩み「マイナンバーをどう取り扱おう」

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2016年1月より、行政への書類提出や税務処理、その他関係する手続き書類の作成の際にマイナンバーが必要になりました。
それに伴い、企業でのマイナンバーの収集・保管・破棄が義務化され各社での対応が必要不可欠になっています。
番号の確認、金庫などでの保管、不要時の破棄方法まで順に確認してみましょう。

従業員の番号確認「マイナンバーカードは必要でありません。」

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マイナンバーの利用範囲
法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されています。

マイナンバーの提供の要求
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限って、本人などに対してマイナンバーの提供を求めることができます。

マイナンバーの提供の求めの制限/特定個人情報の提供や収集の制限
法律で限定的に明記された場合を除き、提供の求め、提供、収集をしてはなりません。

マイナンバーの主な用途は以上です。
行政とのやり取りにおいては手続きがスムーズになるメリットがあります。
従業員の番号確認に「マイナンバーカード」は必須なのでしょうか?
法定調書提出義務者や源泉徴収義務者は、従業員や報酬などの支払を受ける方から個人番号の提供を受ける場合に、本人確認として、①番号確認(正しい個人番号であることの確認)と②身元(実在)確認(提供を行う者が番号の正しい持ち主であることの確認)の2つの確認を行うことが必要となります。

支払を受ける方が「個人番号カード」を持っている場合には、番号確認と身元(実在)確認がこのカードのみで可能です。
個人番号カードを持っていない場合は、番号確認は平成27年10月以降に郵送される「通知カード」などで確認を行います。

平成27年10月中旬以降に各個人に送付された「通知カード」と本人確認の方法を併せれば、マイナンバーカードは必要はありません。
本人確認方法として「マイナンバーカード」は必須でありませんので、従業員の方に急いで作ってもらう必要がないことを理解しておきましょう。

収集した番号の保管「金庫など物理的な保護を」

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番号を流出させた企業には懲役(最高4年以下)や罰金(最高200万円)などの刑事罰が科されるが、「大切なのは、それぞれの会社で監督責任を明確にしておくこと」だ。落合氏が続ける。

「罰則がすぐに適用されるのは、不正を働く目的で故意に番号を流出させた場合など悪質なケース。十分に対策したのに防げなかった『過失』については厳罰には処されない可能性もあります。

企業からマイナンバーが流出した場合、経営に深刻なダメージを受けかねません。
予め担当者を決める、保管場所を決めるなどの方針を決めましょう。
特に企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう
「今すぐ出来る」セキュリティの強化は「金庫での保管」です。
担当者しかあけることが出来ない金庫は不必要な番号の流出の防止になり、担当者レベルでの責任の所在をはっきりさせることが出来ます。
費用をかけない方法としては、従業員のマイナンバーと通知カードのコピーを集めたら、金庫に保管し、必要があれば適宜、金庫から出して、社会保険労務士や税理士に渡すという方法が考えられる。その際は、社会保険労務士・税理士との契約でマイナンバーに関する取り扱いをきちんと約束しておくこと、金庫にいつ誰が入れたり出したりしたかメモを取っておく。
意外とマイナンバーを利用することが多くなることが予想されるので、実際に忙しくなる前に準備をするべきです。
金庫であれば一回の購入で半永久的に利用出来るのもお勧めできるポイントと言えるでしょう。

従業員が退職「特定個人情報なのですぐに破棄しよう」

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マイナンバーは、適切な廃棄も大変重要なポイントとなる。これまでは、一度保有した個人情報は、利用の必要がなくなっても継続的に保管するなど、個人情報の速やかな廃棄はあまり行われてこなかったかもしれない。これに対し、マイナンバーは必要がなくなったら、速やかに廃棄する必要がある。
通常の個人情報と異なり、明確に「廃棄」が求められています。
廃棄方法は、マイナンバーを安全・確実に廃棄できる方法を選択する。書類であれば、個人情報を読み取れないようなレベルの裁断(シュレッダーの利用)、機器や電子媒体であれば、専用のデータ削除ソフトウエアを利用したり、物理的に破壊したりするなどの方法が考えられる。
企業によって廃棄方法は異なると思いますが、確実かつ秘匿性の高い方法を選択してください。

マイナンバーの取り扱い「企業を守るために確実な取り扱いを」

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マイナンバーは一度付番されると基本的に一生涯変わりません。
もしも大切な従業員さんの個人情報を社長さんの一瞬の不注意で漏らしてしまったら、、どう説明なさいますか?

処罰云々ではなく、従業員さんからの信用や会社に対する世間の信用も失墜してしまうことは間違いありません。
しかもそのあとは”特定個人情報保護委員会”から監視の対象となります。

本格的に使用が始まる今だからこそ、確実な対策が必要です。
マイナンバーのセキュリティを向上させることは、企業を守ることに繋がります。
収集・保管・破棄の方法をきちんと定め、正しい運用をお勧めします。