企業のマイナンバーの取得範囲は？

マイナンバーは従業員から集めるのは当然ですが、実は扶養親族分の収集も必要になってきます。

　意外とこれが浸透していません。「自分の会社は社員５人しかいないから５人分集めれば大丈夫」と思っている方が多いからです。しかしながら実のところは、税金に関わることもあるため扶養親族の分の収集も必要になります。

従業員の扶養家族のマイナンバーを取得するときは、その扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているかによって異なります。健康保険の扶養家族の届出や所得税の扶養家族の届出は、従業員が個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行うことになります。そのため、企業は扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

従業員の扶養家族については、所得税や住民税の控除額や社会保険料の算出に影響があります。書類には扶養家族のことを記入する欄もありますから、該当する家族のマイナンバーを取得することは正当な利用だといえるでしょう。

一方で、扶養扱いでない家族の情報までを企業が取得していい理由はありません。

源泉徴収票を作成しなければならない以上、どれだけ短期のアルバイトであってもマイナンバーの収集が必要となります。
逆に派遣社員の場合、給与支払・社会保険などは派遣元が行うため、マイナンバーを収集することはできません。
実際に自分のところでどんな手続きを行うかによって、収集の範囲は決まってきます。

社会保障・税・災害対策分野の中で法律で定められた行政の手続きでしか使えません。

社会保障（年金・労働・医療・福祉）の分野
年金の資格取得や確認、給付・ハローワークの事務・医療保険の給付の請求・福祉分野の給付・生活保護等
税の分野
税務当局に提出する申告書、届出書、調書などに記載・税務当局の内部事務
災害対策の分野
被災者生活再建支援金の支給・被災者台帳の作成事務

マイナンバーの利用範囲

法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されています。

1.マイナンバーを収集する時は、法律の範囲内で利用目的を特定して明示しておく必要があります。
2.マイナンバー収集担当者が本人確認を行い、従業員等からマイナンバーを収集し（預かり）ます。
マイナンバーを収集するときは、なりすまし等を防止するため厳格な本人確認を行います。
従業員が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を提出する場合、従業員が扶養親族の本人確認をすることになりますが、従業員の扶養親族が国民年金3号被保険者の届け出をしている場合は、企業が扶養親族の本人確認することもあります。