マイナンバーの懸念材料を具体的に見ていきましょう。

まず問題となるのが情報漏えいです。マイナンバーは、「納税者番号」と「社会保障関係の番号」として、企業をはじめ、民間で広く収集・保存され、関係行政庁などへ提出する書類に記載されることになっています。つまり、行政機関のみならず、民間においても、100万という膨大な単位でマイナンバー付きの個人情報データベースができることになるのです。

「扱う民間業者の数がここまで膨大になると、その中にはセキュリティの弱いところが必ず存在します。そうすると、一定の割合で漏えいが発生することが必然と考えられるのです。しかも、日本年金機構がされたような『標的型』のサイバー攻撃で狙われた場合は，それを防止することは困難でしょう」（水永弁護士）

「誤操作」「管理ミス」「紛失・置き忘れ」で8割を超えています。つまり、悪意による盗難や不正アクセス等より、不注意や意識不足、ヒューマンエラー等によるものが原因の割合としては多いという結果が出ています。従業員への教育不足やルールの整備不足、ルール順守意識の不足、管理体制の不備等がその要因として考えられます。こういった要因に対しては、安全管理措置の「組織的な措置」や「人的な措置」等が重要な対策になるといえます。従業員への教育等は一度やればいいというものではなく、何度でも実施するべきです。また、誤操作やヒューマンエラーは起こりうるという前提で、情報の暗号化等の「技術的な措置」も必要になります。

事業者が特定個人情報の適正な取扱いを確保するためには、経営者自らが特定個人情報に対する保護措置の重要性について十分な認識を持って適切な経営管理を行うことが重要である。その上で、事業者は、番号法等関係法令並びに本ガイドライン及び主務大臣のガイドライン等に従い、特定個人情報の適正な取扱いを確保するための具体的な方策について検討し、実践するとともに、業務の実態、技術の進歩等を踏まえ、点検・見直しを継続的に行う体制を主体的に構築することが重要である。

従業員や外部の取引先に対し、「○日までにマイナンバーの会社への提出を依頼する」、社労士や税理士の先生に、「○日までに会社から対象者のマイナンバーをお渡しする」、という基本的なスケジュール設定をしましょう。
スケジュールとあわせて、具体的な提出方法の周知（マイナンバーのコピーだけ提出すればいいのか、会社所定の書式も提出が必要か、本人確認書類もあわせて提出するかなど）も整理しておいてください。
また、上記に付随して、会社が受け取ったマイナンバーの利用目的や会社側の適切な管理ポリシーを記載した誓約書などを提出者に対して交付する、といった対応ことも必要になろうと思います。