【企業とマイナンバー】是正・改善事項報告書

マイナンバーについて、企業内での取り扱いに不備があればいけません。逐一確認を行い、是正や改善ができる点を書面にまとめましょう。

マイナンバーは限られた範囲で活用しましょう

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マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。
昨今マイナンバーという言葉が聞かれますが、これは様々な場面で利用できるようです。児童手当の認定請求や、厚生年金の査定請求等の際にマイナンバーを提示するのです。

このように公的な場面で使う場合がほとんどですが、私的な場合で使うこともあるので覚えておきましょう。まず証券会社や保険会社に加入する場合で使用する義務があります。なぜならば、顧客の個人番号を法定調書に記載して、税務署などに提出する義務があるからです。また、あなたの勤務先でも重要で、勤務先はマイナンバーの提出を受けて、源泉徴収などに記載するわけです。このように様々な場面で利用する機会がありますから、他にどんな利用機会があるかを今のうちに調べておきましょう。

法令に基づき事務手続きを

個人番号利用事務とは、主として、行政機関等が、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務において、保有している個人情報の検索、管理のために個人番号を利用することをいう。
事業者においては、健康保険組合等の一部の事業者が法令に基づきこの事務を行う。
法令に基づいて、必要な時に必要な場面で利用してください。

担当者を明確に決めましょう

中小規模事業者においては、必ずしも取扱規程等の策定が義務付けられているものではなく、特定個人情報等の取扱方法や責任者・事務取扱担当者が明確になっていれば足りるものと考えられます。
ルールを定めるより、担当者レベルでのセキュリティの向上が求められています。
もちろん、社員の理解を深めることも大切なことです。

社内の教育を徹底しましょう

「社員教育の対象者は、社員全員になります。個人情報保護法が施行されたとき、個人情報の取り扱いについて全社員に教育しましたね。今回のマイナンバーは、個人情報保護法の特別法なので、これもやはり全社員にきちんと研修をしておかないといけないものです。たとえば、もしその企業の中でマイナンバーの扱いに関して不正行為があった場合、不正行為をした人が罰せられますが、それだけではありません。この法律には両罰規定が入っているので、その法人自体も管理監督責任を問われることになります。そういった意味でも、全社員にきちんと理解させておくことが必要です」
社内教育を行い、取り扱いに細心の注意が必要であることを社内に伝達しましょう。
会社全体で、意識を持って行うべき事柄なのです。

改善策をまとめましょう

継続的な監査や自己点検を実施できるように、監査の手順や監査項目についてまとめた監査計画書、監査チェックリスト等を整備します。また、 監査の結果や是正・ 改善状況を適切に把握するための、監査報告書や是正・ 改善事項報告書の様式を整備します。
社内教育や監査によって、修正すべき点も見つかると思います。
是正・改善事項を設け、それをこなし報告書として作成すると、現状をデータとして読み取ることが出来るようになります。

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