2016年5月12日 更新

★マイナンバー 委託先選定基準

社員を多く抱える企業にとっては、マイナンバーの処理は負担が大きいため外部に委託するケースが少なくありません。 ここでは、委託先を選定する際のポイントを紹介します。

マイナンバー制度とは

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マイナンバー制度とは?
マイナンバーとは、現在ばらばらで管理されている年金の基礎年金番号、介護保険の被保険者番号、自治体内での事務に利用する宛名番号を、1つの「個人番号(マイナンバー制度)」で管理し、各分野、各機関で横断的に利用することができる「番号制度」です。 2015年10月にはマイナンバーの個人への通知が開始され、2016年1月に、実際の利用がスタートします。
個人情報を一元的に管理するとして、国の一大政策としてマイナンバー制度が始まりました。
どのようなモノ制度もそうですが、最初は国民すべてに浸透していないので、様々なトラブルが予測されます。
それを考えても、マイナンバー制度は導入する価値のある制度なのです。

情報を一元的に管理するという事は、行政の無駄を削減することにもつながります。
それによって無駄なコストをカットして必要なところにコストを回す事も可能です。

また国民一人一人にとってもマイナンバーはメリットがあります。
予防接種や年金や介護などの情報も、行政が監理できるので、国民に通知を出す事ができるようになり、漏れることが無くなるというのがメリットです。

日本で働いている全ての人が利用する

どこかに雇用されているなら、学生でもマイナンバーを使う場合があります。これからは、働いている人の税金や社会保障の手続きに欠かせない番号となるのです。
一般の人など、まだピンときていない方も多いと思いますが、マイナンバーは働いている人なら全員が利用するものとなります。

マイナンバーを収集しても良いときは限られている!

○個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。
○番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはなりません。
社員からナンバーを集めても良いのは、基本的に年末調整など、行政手続き等の際に必要となる場合のみです。
もう一点気を付けなければならないのが、集めたマイナンバーを社員を管理する等別の利用目的で使用してしまうと罰則の対象になるおそれがありますので注意してください。

マイナンバー制度で全ての企業が個人情報保護法の適用下に

法律面では、マイナンバー法は個人情報保護法の特別法として位置づけられています。マイナンバー保全に関しては、基本的には個人情報保護法の規制の範疇に入り保全を要求されますが、個人情報保護法と違うのは「5000件を超えた個人情報を持たなくても対象となる」「死者のマイナンバーも保護の対象になる」という点です。
全ての企業はマイナンバーを管理することになりましたが、これは同時に個人情報保護法の適用下に入ったこととなります。

委託先選定の基準は?

個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託をする者(以下「委託者」という。
)は、委託した個人番号関係事務又は個人番号利用事務で取り扱う特定個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう「委託を受けた者」に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
このため、委託者は、「委託を受けた者」において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
なお、「委託を受けた者」を適切に監督するために必要な措置を講じず、又は、必要かつ十分な監督義務を果たすための具体的な対応をとらなかった結果、特定個人情報の漏えい等が発生した場合、番号法違反と判断される可能性がある。
マイナンバーの管理を委託した際も、監査責任があるため丸投げすることはできません。
《必要かつ適切な監督》
○①委託先の適切な選定、②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
○委託者は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりません。
○契約内容として、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければなりません。
○委託者は、委託先だけではなく、再委託先・再々委託先に対しても間接的に監督義務を負います。
委託の時も細かく決まりがあります。信頼できる業者に委託しましょう。
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