2016年4月19日 更新

★マイナンバー 入退室記録簿

マイナンバー制度施行に合わせて、マイナンバーを取り扱う部屋を決める企業も多いと思いますが、入退室の管理はきちんとなされているでしょうか?

マイナンバーの利用が始まった

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国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。
マイナンバー制度は、一人一人に個人番号を付けることで、市役所や税務署、年金事務所などで役所間で個人情報のやりとりがスムーズになることで、マイナンバー制度が導入される前は住民票を取得するためには、市役所にいき住民票を取得する必要があったのが、マイナンバー制度導入後は公的機関同士で情報をやりとりしてくれるので、住民票を取得する手間がなくなります。

マイナンバーは住民票を有する国民一人一人に12桁の個人番号を付けて、社会保険や災害対策、税の分野で効率的に管理することで、複数の機関にある個人情報が同一人の情報であるかを確認するために導入されたものですが、マイナンバー制度を利用する際に必要不可欠になります。

実は情報をひとまとめにしている訳ではない!

マイナンバー制度において、個人情報をひとつの共通データベースで管理することはありません。
役所間の情報のやりとりは、役所ごとに異なる暗号化通信を行うため、仮に1か所で漏えいがあったとしても、他の役所との間では通信ができない仕組みとなっています。
一度情報漏えいが起きてしまったら全ての個人情報が抜き出されてしまう、というイメージもありましたが、実際には別々に管理するリスク分散の手法を採用しているので、一気に流れ出てしまうようなことはありません。

管理体制をしっかり整える!

いくら中小企業でも情報が漏れてしまえば、従業員や取引先からの信用も失うことになるので、社内の責任体制はしっかり整えておく必要があります。
これまで個人情報保護法の適用の範囲外であった小規模事業者なども、マイナンバー法により適用されることとなりましたので、管理体制をきちんと立てる必要があります。

マイナンバーを取得する時には、本人確認が必要!

従業員の配偶者からの委任状
会社が、従業員の配偶者からマイナンバーを取得するときに配偶者から頂く委任状です。
本人から受け取り+本人確認がセットで行われるのが原則ですが、会社に来ることが難しい配偶者などは委任状を提出してもらうことで対処可能です。

管理区域の決定後、入退室管理システムを!

マイナンバーの保護対策向けのガイドラインで設置が定められている「特定個人情報等を取り扱う区域の管理」。入退室管理システムは、そのマイナンバー管理区域への導入が推奨されています。入退室管理システムは部外者の侵入防止などにより、マイナンバーの情報漏えいには欠かせない設備です。
部外者等が管理区域に入室することは大きなリスクとなります。
侵入防止策はもはや絶対必要なものとなります。
政府は「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」において、マイナンバー情報の保護対策として「物理的安全管理措置」と「技術的安全管理措置」を定めています。物理的安全管理措置はハード面の対策であり、入退室管理システムはその「特定個人情報等を取り扱う区域の管理」(マイナンバー管理区域/取扱区域)への出入りの管理として設置しなければなりません。
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