2016年5月12日 更新

★マイナンバー 是正・改善事項報告書

マイナンバーに関する業務を外部委託することも珍しくありませんが、委託先に対して是正、改善を勧告することもあるかもしれません。ここでは是正・改善事項報告書について取りまとめました。

マイナンバーは行政手続きを中心に利用される

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マイナンバー制度は、まず、「社会保障」と「税」、「災害対策」の3つの分野を中心に利用が始まります。

 この3分野の手続きで、2016年1月から、自治体や勤務先の会社、それに証券会社などにマイナンバーを届け出ることになります。
マイナンバーは国民すべてに与えられる背番号の良なもので、一人一人すべて違う12ケタのオリジナルの番号で構成されています。
これによって行政手続きなどがスムーズにいくようになり、今まで必要であった書類などが不必要になり多くの行政並びに国民の手間が削除されると言われています。

平成27年10月から始まったマイナンバーは、税金、社会保障、災害対策において、国民の利便性や公平感を高めるために使われ、様々な手続きをスムーズに行えるようになっていきます。

システム的にマイナンバーは多くの情報を一元化して管理しているので、その機密性は重要と言われています。

行政はもちろん、個人もマイナンバーを不必要に他人に漏らさないように気を付けることで機密性を高めていきましょう。

マイナンバーの保護措置

マイナンバーに対する国民の懸念と保護措置

○マイナンバーを用いた個人情報の追跡・突合が行われ、集約された個人情報が外部に漏えいするのではないか。
○他人のマイナンバーを用いた成りすまし等により財産その他の被害を負うのではないか。
⇒番号法では、マイナンバーの利用範囲を限定し、利用目的を超えた目的での利用を禁止するなど保護措置を規定。
利用範囲を明記し、その範囲を超えて使用した企業に罰則を与えることで、安全性を高めています。

マイナンバー詐欺が横行しています!

マイナンバー制度に便乗した不正な勧誘および個人情報の取得にご注意ください。マイナンバー制度をかたった不審な電話、メール、手紙、訪問等には十分注意し、内容に応じて、相談窓口をご利用ください。
基本的には行政手続き等の以外の目的で利用されることはありません。
おかしいと感じたら相談窓口に連絡をしましょう。

全ての企業が個人情報保護法の下に

マイナンバーは“個人情報”のうち“特定個人情報”の範疇に入ると定義とされており、厳重な管理を求められます。個人情報保護法の場合、5000件を超えた個人情報を所有する場合に初めて個人情報取扱事業者ということで法律の規制対象となりましたが、マイナンバーでは従業員を1人雇っていれば他人のマイナンバーを使うことになるので、全部の企業が対象になるわけです
これまで個人情報保護法が適用でなかった企業も、マイナンバー法により対応に追われているのが現状です。
個人情報の取り扱いのノウハウがあるところに委託するのも手です。

是正・改善を勧告する際のポイント

継続的な監査や自己点検を実施できるように、監査の手順や監査項目についてまとめた監査計画書、監査チェックリスト等を整備します。また、 監査の結果や是正・ 改善状況を適切に把握するための、監査報告書や是正・ 改善事項報告書の様式を整備します。
あらかじめ必要書類等を準備しておき、何かあった場合すぐに勧告できるような仕組みを作っておきましょう。
委託元には監査責任がありますので、委託先へのチェック体制も必要ですね。
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